La majoria dels hotels realitzen auditoris nocturns, o balanceen les comprovacions dels seus llibres de clients.Aquestes comprovacions es completen per garantir la precisió dels comptes de convidats, verificar les transaccions financeres del dia i fer un seguiment dels percentatges d'ocupació i els ingressos de les habitacions, així com per saber quins clients es veuran al dia següent. Les auditories nocturnes es poden realitzar manualment o electrònicament, i hi ha molts passos en el procediment general.
Complete missatges de càrrega pendents
Els auditors nocturns s'encarreguen d'assegurar que totes les transaccions de clients del dia es cobrin correctament i es publiquin als comptes de convidat. Aquests càrrecs s'han de publicar a la data exacta, o es poden produir confusions i discrepàncies quan el client estigui consultant. Alguns exemples de càrrecs d'aquest tipus inclouen tarifes de servei d'habitacions, càrrecs de telèfon o Internet, tarifes de neteja en sec, càrrecs de minibar o aparcaments.
Reconciliar l'estat i les tarifes de l'habitació
Després de revisar l'informe d'ocupació del dia i els informes d'estat de neteja, que es completen cada matí, l'auditor nocturn ha de conciliar les discrepàncies entre els dos informes per conèixer l'estat actual d'ocupació de l'habitació d'hotel. A continuació, compara els registres de registre de convidats amb l'informe de la sala per assegurar-se que les tarifes cobrades o esmentades coincideixin. Per exemple, alguns convidats es poden citar un descompte en la seva habitació corporativa en efectuar el registre d'entrada, però el sistema de reserves ho ha indicat com a tarifa estàndard.
Verificar No-Espectacles
Quan els clients tenen reserves, però mai registren, es consideren no espectacles. L'auditor nocturn ha de comprovar aquesta informació al sistema de l'oficina principal per assegurar-se que es retirin les reserves duplicades, que no es mostrin factures i que les habitacions estiguin marcades com a disponibles. També ha de fer una nota al sistema que el client no ha aparegut, de manera que no hi ha cap problema quan el no show es cobra una tarifa.
Tarifes i tarifes per a la publicació
Aquest procés d'auditoria nocturna sol ser molt més senzill amb un sistema automatitzat. L'auditor nocturn simplement publica, o genera càrrecs per, les taxes reals de la nit d'habitació i els impostos aplicables a totes les habitacions ocupades. Després de confirmar les taxes i els impostos, l'auditor nocturn crea una tarifa de l'habitació i un informe fiscal.
Generació d'informes
L'auditor nocturn crea diversos informes diferents de la tarifa de l'habitació i l'informe fiscal. Aquests inclouen l'informe d'operacions diàries, els informes del departament separats i l'informe d'alt saldo. L'informe d'operacions diàries consisteix en un resum de tot el negoci del dia i inclou detalls com ingressos generals, transaccions en efectiu de l'oficina principal, estadístiques operatives i cobraments. Els informes del departament separats inclouen totes les transaccions d'altres departaments de l'hotel, com ara un restaurant o bar, servei d'habitacions i altres àrees hoteleres. L'informe d'alt saldo només identifica els clients que poden estar a punt d'arribar als límits de crèdit del seu compte.
Procediments finals
L'auditor nocturn compara els pagaments en efectiu i els pagaments, controla els registres i crea un val de dipòsit en efectiu per al banc. Després, fa una còpia de seguretat del sistema informàtic de l'hotel per garantir que tota la informació es guarda. El procediment final és distribuir tots els informes i informació a les parts apropiades, com ara el gerent general, el gerent de recepció i el servei d'habitacions o el gerent de restaurant.
