La comptabilitat és la gravació, anàlisi i notificació d'esdeveniments que són significatius per a una empresa. Els comptes contenen registres de canvis en actius, passius, fons propis, ingressos i despeses. La seqüència habitual de passos en el procés d'enregistrament inclou l'anàlisi, preparació d'entrades de diaris i publicació d'aquestes entrades al llibre general. Els processos comptables posteriors inclouen la preparació d'un balanç de prova i la compilació d'estats financers.
Fonaments: deutes i crèdits
Els deutes i crèdits són les eines bàsiques de comptabilitat per canviar de compte. Els deutes augmenten els comptes d'actius i de despeses, i disminueixen els comptes de responsabilitat, patrimoni i ingressos. Els crèdits augmenten els comptes de responsabilitat, patrimoni i ingressos, i disminueixen els comptes d'actius i de despeses. Els deutes i els crèdits es troben a la part esquerra i dreta, respectivament, d'una compte T, que és la forma més bàsica de representar un compte.
Anàlisi
El primer pas en el procés d'enregistrament és analitzar la transacció, determinar les entrades de comptabilitat i registrar-les en els comptes apropiats. L'anàlisi inclou un examen del document o el registre electrònic de la transacció, com ara una factura, un rebut de venda o una transferència electrònica. Les transaccions comunes inclouen vendes de productes, lliurament de serveis, compra de subministraments, pagaments de salaris, compra de publicitat i registre d'interessos. En la comptabilitat de meritació, les empreses han de registrar transaccions en el mateix període en què es produeixen, tant si es fa efectiu el canvi de diners. Les transaccions d'ingressos i despeses afecten els corresponents comptes de resultats, així com comptes de balanç. Algunes operacions només poden afectar els comptes del balanç.
Entrades del diari
Les entrades de diari són el segon pas en el procés d'enregistrament. Una revista és un registre cronològic de transaccions. Una entrada consisteix en la data de la transacció, els imports de dèbit i de crèdit per als comptes apropiats i una memòria breu que explica la transacció. Per exemple, les entrades de diari per a una transacció de vendes en efectiu són de crèdit (augment) de vendes i deutors (augment) en efectiu. Les entrades de revistes revelen tots els efectes d'una transacció en un sol lloc. També són útils per detectar i corregir errors perquè els imports de dèbit i de crèdit s'han d'equilibrar al final d'un període.
Publicació a Ledger
El tercer i últim pas del procés d'enregistrament és publicar les entrades del diari al llibre general, que conté registres resum de tots els comptes. Cada registre té camps per a la data de la transacció, comentaris, deutes, crèdits i saldo pendent. En l'exemple anterior de la transacció de vendes, el procés de publicació implica l'ingrés d'un import de crèdit per al compte de vendes, una quantitat de dèbit per al compte de caixa i l'actualització dels respectius saldos. El llibre general pot tenir la forma d'un lligant, una targeta d'índex o una aplicació de programari.
