Posar un anuari junts porta temps i diners. Per tant, molts empleats busquen publicitat empresarial, recaudadors de fons i patrocinadors per ajudar a satisfer les necessitats financeres del personal. Els patrocinadors poden ser una part integral del finançament d'un anuari, però és una bona idea investigar possibles patrocinadors abans de contactar-los per sol·licitar assistència financera. Els bons contactes poden ser pares de membres del personal de l'anuari, membres del personal docent i de personal de l'escola o membres de la comunitat, com ara empresaris.
Planificació anticipada
Abans d'escriure, es reuneix com a personal i valora les necessitats financeres. La majoria de personal es reuneixen a finals d'estiu, abans de començar l'any escolar, per fer una llista de les necessitats de finançament. Per exemple, consideri camp d'anuaris, signant esdeveniments diaris o samarretes de personal. Tots costen diners, a part del cost real de publicar l'anuari. Una vegada que la vostra llista i pressupost estiguin en ordre, condueixi o busqueu Internet per a empreses locals per patrocinar el vostre anuari i donar suport econòmicament a les vostres necessitats. El personal pot enviar correus als pares de l'escola i el personal, però és una bona idea mantenir les cartes de patrocini més personals.
Salutacions i presentacions
Cada lletra genial comença amb una salutació educada i la introducció de qui ets. Si s'orienta a un negoci concret, feu la seva recerca i dirigeixi la carta al gerent o al propietari d'aquest negoci. Fer-lo el més personal possible és important quan es demana ajuda financera o patrocini. Després de la salutació, és hora d'introduir-vos, el personal de l'anuari i l'escola que representi. Encara no voleu arribar a la sol·licitud; només parli de qui ets. Això pot ser un bon moment per esmentar el vostre paper a la comunitat, els premis que ha guanyat l'anuari o un possible tema del llibre.
Intencions clares
Després de les presentacions, arribeu a la finalitat de la carta. Expliqueu exactament el que necessiteu i el que voleu fer amb els diners. És possible que vulgueu suggerir quantitats específiques per a una donació, com ara $ 20, $ 50, $ 100 o $ 200. És útil esmentar els beneficis del seu regal, com ara deduccions fiscals i ajuda al personal i a la comunitat. També podeu esmentar com voleu honorar la vostra donació, com ara donar-los una petita placa per mostrar o oferir espai al vostre anuari per anunciar-ne el negoci.
Gràcies i seguiment
L'últim paràgraf de la vostra carta ha de proporcionar la vostra informació de contacte, inclòs el millor moment per arribar-hi. Incloeu una o dues línies que també indica quan teniu previst contactar-les si no heu respost.Depenent del vostre personal, podeu optar per contactar-los per telèfon, correu electrònic o personalment, però assegureu-vos que sabeu quan i com no se sorprenen. Finalment, agraeix-los el seu temps i consideració i menciona que agraïm el que fan per la seva comunitat. Signa la lletra amb el teu nom, seguit del nom del personal i l'escola just sota la teva signatura, tot i que alguns empleats creuen que és més personal que tot el grup signi la lletra.
