La informació personal que s'indica en un formulari complet W-9 és necessari per al processament de la nòmina i la presentació de pagaments al Servei d'Ingressos Interns. Com a pràctica recomanada, sol·liciteu un W-9 completat en el primer dia de treball del vostre empleat i envieu una sol·licitud W-9 a qualsevol contractista nou. Si un contractista no compleix, envieu una carta formal amb una sol · licitud agradable però ferma d'un formulari completat.
Forma bàsica W-9
Un formulari W-9 és un document de l'IRS que detalla el nom, l'adreça, la classificació fiscal federal i el número de la Seguretat Social o el número d'identificació de l'empresari. L'IRS no exigeix que les empreses mantenen els W-9 en el fitxer. Tanmateix, les empreses estan obligades a recollir i informar la informació personal que figura en el formulari per a tots els empleats i per als contractistes que paguen més de $ 600 anuals. Recopilar un W-9 és una forma pràctica de fer-ho. A causa d'això, una empresa ha de tenir un W-9 en el fitxer per a cada empleat i contractista.
Sol·licitud d'un W-9
Per assegurar-vos de recollir un W-9 de tots els empleats, incloeu un formulari W-9 en la documentació obligatòria del primer dia per a contractes nous. Demana als nous empleats que completin tots els tràmits en el lloc i el retornin a un representant de recursos humans abans de finalitzar el primer dia.
Quan adquireixi un nou contractista o proveïdor, inclogui un formulari W-9 amb el contracte inicial. En una carta de sol·licitud de W-9, pregunteu al vostre proveïdor per completar i tornar el formulari el més aviat possible. Penseu a implementar una política per pagar únicament als venedors amb una W-9 vàlida a l'arxiu, i tingueu en compte aquesta política a la carta de sol·licitud.
Seguint
Si teniu problemes per obtenir un W-9 completat de qualsevol empleat o contractista, comunica de manera tàctica però ferma que el W-9 és necessari abans de fer el pagament. Expliqueu als empleats que la informació del formulari és necessària per processar la nòmina i emetre xecs de pagament. Si un proveïdor no retorna el W-9 en una o dues setmanes, envieu una segona carta de sol·licitud per fer el seguiment. Si teniu una política documentada, recordeu al proveïdor que no els podeu pagar sense el formulari que apareix al fitxer. L'IRS requereix que feu una sol·licitud formal d'un W-9, així que conserveu una còpia d'aquesta carta al fitxer.
No W-9
Si no teniu un W-9 per a un proveïdor al final de l'any, encara heu d'informar els pagaments a l'IRS. Completeu i envieu un formulari 1099-MISC al contractista i deixeu el número de seguretat social en blanc. L'IRS respondrà amb una notificació que falta el número, que ha de remetre al contractista juntament amb una notificació de retenció de còpia de seguretat i una altra còpia d'un W-9. Esteu obligat a retenir els impostos de pagaments futurs a aquest contractista, actualment, la taxa de retenció és del 28% i el contractista incorrerà en un càrrec de 50 dòlars de l'IRS.
