Comunicar una assignació de deures addicionals a través d'un memoràndum intern de l'empresa és una bona manera d'establir la responsabilitat i assegurar-se que el vostre empleat entengui nous deures. De la mateixa manera que ho fa amb qualsevol altre memoràndum empresarial, mantingueu-lo curt i senzill, incloent tanta informació que calgui perquè l'empleat entengui les instruccions.
Format de memòria
Escriure un títol descriptiu i clar. Si envieu la nota per correu electrònic, també introduïu el títol al camp assumpte, marqueu el correu electrònic amb una bandera d'alta importància i incloeu un rebut de lectura. Encara que generalment haureu de seguir un format de memòria típic, incloent-hi un encapçalament, una instrucció d'obertura, un segment de tasques i tancament, discussió i seccions de resum no solen ser necessàries. Al segment de tasques, utilitzeu una llista numèrica o punts de bala per identificar i ressaltar funcions noves o addicionals.
Contingut informatiu
Els segments d'obertura i tasca són les seccions més importants d'aquest tipus de memòria. Proporcioneu la informació de fons necessària a la secció d'obertura. Per exemple, dir-li a l'empleat perquè està assignant funcions addicionals i quan comencen aquestes noves funcions. Data i hora de subministrament de reunions que es puguin realitzar abans que l'empleat assumeixi funcions addicionals. Si és necessari, proporcioneu un punt de contacte que l'empleat pot fer referència a les preguntes. Definiu cada deure addicional - clarament i en la seva totalitat - en el segment de tasques. Tanca la nota amb un breu agraïment i una sincera mostra de suport.
