Durant molts segles, els contractes s'han convertit en la forma universal d'establir un acord jurídicament vinculant entre dues parts. La gestió de contractes consisteix a administrar les relacions entre les entitats, com ara clients, socis, proveïdors o personal. Els procediments inclouen detalls sobre com dur a terme activitats de negociació, implementació, terminació i renovació.
Elements de procediment
El vostre objectiu en la gestió del contracte és maximitzar el benefici i minimitzar el risc. Els procediments clarament definits faciliten la coordinació entre les parts implicades. Els contractes comercials inclouen factures, ordres de compra i acords de col·laboració. Implementar procediments de gestió de contractes mitjançant sistemes informàtics o simplement documentats com a manual.
Els vostres procediments han de definir com s'especifiquen els requisits dels productes o serveis proporcionats. L'adhesió a les especificacions contractuals constitueix sovint la base per determinar la qualitat. La variació de les demandes empresarials provoca alteracions en els contractes, tal com ho permeten els procediments de gestió del contracte. Posi en marxa els procediments de gestió de contractes complets, de manera que si es presenten projectes de controvèrsies i assumptes no satisfets, es resolen amb més rapidesa perquè els seus contractes són sòlids.
Assegureu-vos que seguiu els estatuts i reglaments que regeixen el llenguatge contractual i els drets i responsabilitats dels implicats. Tot i que una vegada que un simple encaix de mans es considerava jurídicament vinculant, les empreses modernes ara confien en una sèrie de documents legals per transaccionar els negocis. Documentar com generar quatre tipus de contractes principals: acords de tarifa fixa, reemborsables en costos, parcialment definits i de tarifes. Els procediments per al desenvolupament i gestió de contractes per a cada tipus han d'indicar com classificar el preu, definir l'abast, determinar el calendari de lliurament, avaluar el risc de cada part i descriure les relacions comercials en curs (si escau).
Prepareu-vos per gestionar diferents escenaris. Per a contractes de preus fixos, els procediments addicionals haurien d'especificar condicions estancants com ara escriure el contracte si no se sap la quantitat exacta de materials o l'activitat s'estén durant un llarg període de temps. Algunes indústries, com la indústria de la construcció, inclouen incentius en contractes per motivar l'efectivitat operativa. Els procediments associats amb contractes de reemborsament de costos defineixen com especificar condicions perquè el comprador assumeixi el risc financer del venedor mitjançant l'acceptació d'un preu que abasti (normalment) tots els costos més una tarifa. Les normes per controlar aquests tipus de contractes (normalment utilitzats per agències sense ànim de lucre o socis comercials per als quals el guany financer no és l'objectiu principal) impliquen declaracions d'expectatives clares. Establiment de procediments per a contractes parcialment definits i acords de lletres també. Invertir temps i esforç en desenvolupar procediments integrals garanteix que les operacions de la vostra empresa funcionin sense problemes.
