Com escriure un document de punts parlants

Els documents de punts de parlar mostren fets i idees clau sobre un tema o esdeveniment en concret. S'utilitza àmpliament en relacions públiques i comunicacions, els papers de punts de conversa ajuden els qui tenen la responsabilitat de parlar al públic a proporcionar informació clara, precisa i coherent. Els documents de punts de conversa s'utilitzen tant per arribar al públic per proporcionar informació com respondre a consultes públiques durant les crisis. En "parlar amb una sola veu" utilitzant un paper de punts de conversa compartits, una organització pot augmentar l'eficàcia del seu programa de comunicació.

Escriure un document de punts parlants

Abans de començar a treballar al paper de punts de conversa, haureu d'assegurar-vos que teniu informació precisa. Busqueu els més implicats. Per exemple, si necessiteu crear punts de parlar sobre un problema de pressupost, parlar directament amb un executiu sènior amb la supervisió del pressupost. No confiï en boca a boca. Demaneu a la vostra font preguntes detallades i demana que intenti no "fer girar" o suggerir-ne els detalls. Assegureu-vos de prendre notes detallades.

El vostre document de punts de conversa consistirà en una sèrie de punts de bala, cadascun amb una o més frases seguint-la. No hi ha necessitat d'una introducció o d'un altre text. Títol: "Informació per a públic". No marqui el paper dels punts de conversa com "confidencials". No esteu tractant d'ocultar res, i la informació del document de punt de conversa és per al públic.

Comenceu amb els fets: qui, què, on i quan. Poseu-vos a la pell d'una persona sense coneixements sobre la vostra empresa o organització, la seva història o les activitats recents. El primer punt bàsic ha d'indicar els fets de la situació. Per exemple: "L'1 de juliol, l'empresa X retallarà el 30% de la seva plantilla domèstica a les plantes d'Oregon i Idaho". Aquesta informació bàsica es proporciona als punts parlants, de manera que aquells que lliuren la informació no comporten un error de factualitat, provocant confusió.

Les següents bales haurien de proporcionar informació més detallada sobre el procés o l'activitat. Si el vostre paper de punts de conversa respon a un esdeveniment negatiu, compartiu informació positiva, però no intenteu menyspreure els negatius. Els mitjans de comunicació i el públic voldran informació sobre els detalls. Per exemple: "Quin és el procés de notificació als treballadors quan finalitzaran? Hi haurà retribució o recompensa?" Intenta anticipar aquestes preguntes i teniu respostes preparades. Recordeu que la redacció que trieu per a cadascun d'aquests punts serà reutilitzada per aquells que ofereixen notícies.

Els punts finals del paper de punts de conversa haurien de centrar-se en el missatge essencial que voleu que el vostre parlant es marxi. Això podria ser un fet clau, un pla o una visió. Per exemple: "Ens sentim tristos pels problemes que sabem que s'enfrontaran les famílies a conseqüència d'aquesta decisió, però esperem que la recuperació econòmica sigui una reducció a curt termini". En qualsevol cas, no inclogui en els punts de comunicació de punts de comunicació que no vulgueu que el vostre portaveu faci. Els punts de discussió no són documents privats i poden ser llegits pels mitjans de comunicació.

Una vegada que hagueu completat el vostre document de punts de conversa, es reuneixi amb els participants i amb els líders principals de la vostra organització per a la seva revisió. Incorpori comentaris i desenvolupi una llista de distribució que inclogui els que probablement se'ls demanarà que parli o que comparteixi informació amb el públic. Això pot incloure l'executiu o el líder involucrat, un portaveu, altres implicats en la comunicació a la vostra organització i al personal amb papers que involucren al públic.