Com a administrador de projectes, una vegada que el projecte finalitzi, cal assegurar-se que el resultat del projecte compleixi amb les expectatives. Després, hauràs de completar alguns documents finals i tancar el projecte. Els procediments típics inclouen obtenir aprovacions, transferir la propietat i llançar un producte a la producció. En general, tanqueu un projecte com a finalitzat realitzant proves per garantir que l'equip hagi completat el treball i actualitzeu els informes d'estat per indicar la finalització.
Realitzeu proves d'acceptació. Els mètodes informals d'acceptació inclouen completar una instal·lació o un esdeveniment. Els mètodes d'acceptació formals inclouen proves d'usuaris contra criteris establerts a principis de la fase de planificació del projecte. Per exemple, els projectes de desenvolupament d'aplicacions de programari solen incloure proves funcionals, de sistemes i usuaris per demostrar que el producte funciona com es vol. Si els usuaris descobreixen que el producte no compleix les seves necessitats, rebutgen el lliurament i s'han de fer revisions abans de poder finalitzar el projecte.
Creeu un document de tancament de sessió. Aquest acord d'acceptació enumera els criteris d'èxit del projecte. Per exemple, creeu una llista de comprovació per provar un sistema d'informes dissenyat per permetre l'enregistrament del temps dedicat al treball voluntari d'empleats. Els usuaris han de confirmar que poden utilitzar un formulari basat en la intranet per enviar i revisar només les seves hores en activitats seleccionades. Els administradors només han de poder revisar les comunicacions dels empleats sota la seva supervisió. L'aplicació ha d'enviar un missatge de correu electrònic tant al gestor com a l'empleat per notificar-los de la tramesa. Els empleats haurien de poder sol·licitar l'addició d'activitats addicionals al formulari de presentació.
Obteniu l'aprovació final de la finalització de projectes de clients, patrocinadors i grups d'interès. Aquestes persones poden signar còpies en paper de l'acord d'acceptació o utilitzar plantilles o formularis en línia, com els proporcionats pel lloc web de Microsoft Office. Per exemple, utilitzeu un formulari InfoPath per mostrar visualment l'estat del projecte mitjançant el format condicional que mostra i oculta les imatges en funció de l'estat del projecte.
Consells
-
En lloc del procediment d'inici de sessió basat en paper, envieu un missatge de correu electrònic. Per exemple, utilitzant Microsoft Outlook, premeu les tecles "CTRL / N" per crear un missatge nou. Des del menú "Opcions", feu clic al botó "Utilitzar botons de vot". Seleccioneu l'opció "Aprova, rebuig". Al camp "Assumpte:", escriviu una breu descripció del projecte que voleu que el destinatari del correu electrònic iniciï la sessió. Podeu inserir text, gràfics o documents addicionals. Feu clic al botó "Enviar". Els seus destinataris reben un missatge de correu electrònic amb la directiva a "Votar fent clic a Votar al grup Respond a dalt". Feu clic al botó "Seguiment" del missatge original per veure qui ha aprovat i qui ha rebutjat.
