En qualsevol entorn empresarial, hi ha una gran diferència entre treballar i col·laborar. Tanmateix, crear un entorn realment col·laboratiu pot ser encara més difícil en un lloc de treball virtual, especialment quan els membres de l'equip no es coneixen ni tenen antecedents culturals diferents. Malgrat això, amb una mica de coneixements i les eines adequades, realment no hi ha cap desafiament que un equip virtual no pugui superar.
Creeu una comprensió compartida
Desmarqueu qualsevol concepte equivocada que els membres de l'equip puguin tenir sobre la col·laboració en línia i sobre el que implica. Això és especialment important amb persones que no estan acostumades a treballar junts en línia. L'objectiu és reunir-se i treballar junts en temps real, no enviar-los un atac de correus electrònics i adjunts de correu electrònic, d'anada i tornada. Encara que els correus electrònics i altres eines asíncrones, que inclouen un espai de treball i un calendari compartits, biblioteques de documents i taules de discussió són importants, un entorn realment col·laboratiu requereix interaccions sincròniques en temps real.
Defineix rols, no tasques
Definiu els rols i aclareixi les expectatives de sortida, però no defineixi els passos necessaris per assolir els objectius del projecte per endavant. Keith Ferrazzi, autor i conseller delegat de Ferrazzi Greenlight, una empresa de consultoria i formació basada en la investigació, afirma que la incertesa de tasques és la clau per treballar en línia de forma col·laborativa. Ferrazzi cita investigacions que van trobar que la col·laboració en línia augmenta quan els membres de l'equip tenen papers clarament definits, però han de treballar junts per decidir com aconseguir els objectius de l'equip.
Establir una voluntat col·laborativa
Retornar i donar als altres, que poden ser més qualificats, però quins no són el lideratge de l'equip normal, tenen l'oportunitat de proporcionar orientació o donar instruccions. Cada membre ha d'estar disposat a sacrificar interessos personals i fer el millor per a l'equip. Ferrazzi suggereix jugar uns quants jocs, com ara una caça d'esculleres basada en equip o jocs de rol, a l'inici d'un projecte, no només per crear una mentalitat col·laborativa, sinó també per crear habilitats de lideratge i treball en equip.
Utilitzeu les eines adequades
L'àudio i la videoconferència, les taules blanques interactives, el programari de col.laboració de documents i la missatgeria instantània són eines fonamentals per reunir-se en temps real i interactuar amb els membres de l'equip al llarg del dia. Per exemple, les pissarres interactives ofereixen opcions per dibuixar, escriure text i enganxar imatges, fent-les una bona opció per a les presentacions de pluja d'idees i ajust. Quan es combina amb la conferència d'àudio, els membres de l'equip poden veure qui està participant i parlar entre ells. Les eines de col·laboració de documents permeten la coautorització i la coedició en temps real amb una o diverses persones.
