Quan gestioneu un equip de treball, és important definir rols per a cada membre des del principi. Si no ho feu, els membres de l'equip es confonen i no saben com han de continuar amb el projecte. Les lluites de poder es poden produir perquè els membres no estan segurs de qui és, en última instància, responsable de prendre decisions sobre tasques específiques. La definició de funcions també ajuda a assegurar-vos que gestioneu el pressupost de temps i projecte d'una manera eficient. Com a líder de l'equip o gerent, pot fomentar un lloc de treball més productiu assignant els rols adequats de manera lògica.
Analitzeu els punts forts, els antecedents i els talents de cada membre del vostre equip de treball. Heu d'entendre les capacitats i el coneixement de cada membre abans de prendre una decisió definitiva sobre els rols que jugaran per completar amb èxit el projecte. Parleu amb els membres individuals del vostre equip de treball en una reunió preliminar o individualment per discutir els seus diferents conjunts d'habilitats si és necessari.
Enumereu tots els vostres objectius per al projecte de treball, tant a curt com a llarg termini. Sigui específic i inclogui el termini per assolir cada objectiu.
Combineu els membres del vostre equip amb cada objectiu que heu indicat com a "responsable" en funció de les vostres conclusions sobre els talents i les fortaleses de cada persona. Per exemple, si sabeu que un membre de l'equip té experiència en dissenyar anuncis, ho fa al càrrec de crear i enviar anuncis per al projecte. Creeu un títol per a cada rol, per exemple, el "avantatge del projecte publicitari". És possible que hàgiu d'assignar més d'una persona a cada objectiu del projecte.
Definiu una reunió de projecte inicial per assignar funcions al vostre equip de treball. Repartiu una còpia impresa dels vostres objectius, que inclou els noms de cada responsable. Expliqueu detalladament la funció de cada persona per assegurar-se que tothom sap qui ha d'informar si té alguna pregunta relacionada amb un element del projecte de treball. Anima els membres a fer preguntes per aclarir abans de continuar amb el projecte.
