Un sistema de nòmines és el mitjà a través del qual es processa la vostra nòmina perquè es puguin complir els requisits federals i estatals necessaris. Concretament, el Departament de Treball dels EUA obliga a compensar els empleats correctament i puntualment; el Servei d'Ingressos Interns requereix una retenció de l'impost federal a la nòmina; el departament de treball estatal requereix que apliqueu lleis laborals estatals, i l'agència estatal d'imposició exigeix la retenció de l'impost estatal a la nòmina. Quan dissenyeu un sistema de nòmines, trieu el que millor s'adapti a les vostres necessitats.
Avalueu els vostres requisits de nòmina per determinar el sistema adequat. El sistema manual requereix processos de nòmina a mà. Té un risc més gran d'error, així que ho feu servir només si teniu pocs empleats. El sistema informatitzat intern requereix processament a través del programari de nòmina. Utilitzeu-lo per simplificar el processament de la nòmina. El sistema extern requereix l'externalització de les obligacions de nòmina a un proveïdor de serveis de nòmina. Utilitzeu-lo si voleu eliminar o reduir significativament les tasques de processament de la nòmina.
Creeu el sistema manual, si aquest és el que trieu. Compreu fulls de temps estàndard en una botiga de subministraments d'oficina o creeu-los amb un programa de fulls de càlcul o d'oficina. Compreu xecs de nòmina en blanc d'una botiga de subministraments d'oficina o feu servir xecs bancaris. Utilitzeu una màquina d'escriure per imprimir cheques de pagament o escriure-les a mà.
Aquest sistema requereix que calculeu manualment els salaris i les deduccions. Mantingueu-vos al corrent de la retenció federal, la presentació d'impostos i les lleis de dipòsits fiscals a través de la Circular de l'IRS E. Contacta amb la vostra agència d'ingressos estatals per a les pautes fiscals estatals. Triplement, comproveu la nòmina abans d'emetre xecs de pagament. Expediu còpies en paper dels informes de nòmina en un àrea confidencial.
Feu el sistema informatitzat intern si és el que trieu. Compreu el programari de nòmina que millor s'adapti a les vostres necessitats. Les empreses petites, per exemple, poden utilitzar QuickBooks, les empreses mitjanes poden utilitzar Ultimate Software i les companyies més grans poden anar amb Mangrove. Podeu fer que els vostres empleats horaris pateixin un rellotge de temps normal, però un sistema de rellotge computat, com Kronos, és més eficient, ja que us permet importar el temps al programari de nòmina. El programari calcula salaris i deduccions, permet el dipòsit directe, imprimeix xecs de pagament i xecs de pagament, té les taules fiscals de retenció federals i estatals incrustades al sistema i guarda i imprimeix informes de nòmines.
Realitzeu el sistema extern si seleccioneu aquesta ruta. La majoria dels proveïdors de serveis de nòmina requereixen que carregueu les vostres hores de nòmina a través d'Internet o envieu-les per fax o correu electrònic. El proveïdor processa la vostra nòmina i us envia els xecs de pagament i els informes de nòmines per cada dia de pagament. Algunes empreses us permeten accedir en línia al vostre sistema, que us permet imprimir informes i xecs de pagament a la vostra pròpia impressora làser.
En establir aquest sistema, el proveïdor haurà de signar un contracte acordat mútuament que detalli els seus serveis i li proporcionarà una llista dels seus preus. Per als propòsits de dipòsit directe, proporcioneu al proveïdor el vostre compte bancari i el número d'enrutament. Si el proveïdor gestiona els assumptes fiscals i de beneficis, hauríeu d'haver de signar un document de poder d'advocació que li donés permís.
Consells
-
Podeu incórrer en taxes IRS pels errors fiscals que fa un tercer. En conseqüència, comproveu sempre el treball del proveïdor de serveis de nòmina. Creeu un diagrama de flux per al vostre sistema de nòmines. El gràfic mostra les tasques relacionades amb el processament de la vostra nòmina de principi a fi en funció del sistema escollit.
