Google Docs és una poderosa eina d'ús compartit de fitxers que les empreses poden utilitzar per publicar horaris de feina. Podeu fer això creant la programació directament a Google Docs. Quan publique regularment un calendari de treballs per a empleats, s'evita la comunicació equivocada que pot conduir a tenir desplaçaments no descobertes per part dels empleats que no es van adonar que estaven programats per treballar.
Utilitzeu les plantilles de planificació de treball gratuïtes
Google Docs manté una enorme biblioteca de plantilles lliures i preparades. Per accedir a una plantilla, obriu un document de Google Docs nou i, a continuació, busqueu plantilles amb les paraules "calendari de treball". La majoria dels horaris laborals dels empleats fan servir un format setmanal perquè els empresaris publiquen setmanalment. Si cap plantilla compleix les necessitats d'agenda, creeu un programa personalitzat en un altre programa.
Crea una programació personalitzada
Igual que Google Docs, Fulls de càlcul de Google té plantilles que els gestors poden personalitzar. Cerqueu-los a les Fulls sota el menú de la Galeria de plantilles. Simplement trieu Programar de la llista i, a continuació, personalitzeu els camps substituint les dades de la plantilla amb dates de programació i noms d'empleats. No es necessiten eliminar files i columnes.
Creeu un programa des de zero obert un nou fitxer. Feu clic a Comença un nou full de càlcul a la pàgina principal i utilitzeu l'encapçalament per seleccionar el document com a "Agenda setmanal" o un altre nom desitjat. Utilitzeu la primera fila per definir les dates que cobreix el calendari.
A continuació, creeu un quadre en el qual els encapçalaments de columna horitzontals es llisten els dies de la setmana i les files mostren els temps de torns. Inseriu noms d'empleats als quadres de canvis corresponents. Deseu el fitxer a Documents de Google sota un nom de fitxer adequat.
Gestioneu els permisos d'empleats
Els empresaris volen que els empleats llegeixin el programa i, potser, descarregueu un fitxer per estalviar en ordinadors o dispositius personals. No obstant això, els empleats no se'ls permetrà editar el calendari. De manera predeterminada, Google Docs permet als empleats llegir i descarregar fitxers compartits.
Compartiu fitxers fent clic a la icona amb la silueta d'una persona i el signe més que representa "Comparteix". Introduïu les adreces de correu electrònic dels empleats amb qui voleu compartir el fitxer. Comproveu els permisos abans d'enviar l'enllaç de correu electrònic per assegurar-vos que el document sigui de només lectura.
Per als permisos, seleccioneu "pot veure" en lloc de "podeu editar" i, a continuació, seleccioneu el botó Compartir per publicar la programació dels empleats. Els empleats reben un correu electrònic informant-los que s'ha publicat un nou horari. El correu electrònic inclou un enllaç a la programació.
Estableix els horaris regulars
Mantenir una plantilla de l'agenda facilita la programació setmanal. Establiu un dia i hora estàndard per publicar el calendari i compartir-lo amb tots els empleats per correu electrònic al mateix temps.
Assigneu un nom als fitxers d'agenda d'una manera fàcil de trobar, com ara "Calendari de canvis del 15 de gener". Això redueix la confusió i permet que els empleats tinguin en compte les discrepàncies o qüestions de programació ràpidament. Creeu polítiques d'empresa que requereixin als empleats que proporcionin l'avís desitjat per als canvis en el calendari.
