Si el vostre negoci requereix que feu un seguiment de tot, des de detalls importants sobre un client fins a problemes aparentment menors, l'aprenentatge de com escriure una nota a l'arxiu us serà beneficiós. Això us pot ajudar en el negoci quotidià.Per exemple, si una persona de l'oficina del vostre client truca o us envia un correu electrònic que us demana que feu un canvi al pla, escriviu una nota per enviar un fitxer en cas que una altra part qüestioni les seves accions més tard. El registre de missatges és imprescindible per a fitxers legals, mèdics o d'altres tipus altament delicats que més tard es podrien utilitzar a la cort també.
Obriu Microsoft Word. Al menú "Fitxer", feu clic a "Nou". El "nou panell de tasques de documents" s'obrirà a la dreta.
Feu clic a "A la meva computadora", situat a la secció "Plantilles". S'obrirà el quadre de diàleg "Plantilles". Feu clic a la pestanya "Mims". Feu clic a "Assistent de memòria" i, a continuació, feu clic a "Acceptar". S'iniciarà el "assistent de notes".
Feu clic a "Següent". A "Quin estil us agradaria", seleccioneu "Professional" i feu clic a "Següent" de nou. A "Vols incloure un títol", seleccioneu "Sí" i escriviu "Memo to File". Feu clic a "Següent".
Trieu "Data", "Des de" i "Assumpte" a "Quins elements voleu incloure" i introduïu la informació per a cadascun d'ells. La data ha de ser la data de l'ocurrència, com ara una trucada telefònica o un correu electrònic. Ha de ser del vostre nom o del nom del vostre supervisor, i el tema hauria de ser una breu descripció de l'ocurrència, com ara "Canvi de lloc".
Feu clic a "Següent". A la secció "A", seleccioneu "Fitxer". Desactiveu la casella "CC". Feu clic a "Següent" de nou. Afegiu elements de tancament i feu clic a "Següent" i feu clic a "Finalitza". Introduïu les notes a la part inferior del formulari de memòria.
Imprimiu la nota i la incloeu en el fitxer del client. Deseu també una còpia electrònica, si és el procediment de la vostra empresa per fer-ho.
Consells
-
Escriviu la vostra nota per presentar-la el més aviat possible després de l'incident o la conversa. Això us ajudarà a recordar tots els detalls amb més claredat.
Avís
Mai escrigui res despectiu en un memoràndum a un fitxer que no estigui basat en el fet. Afirmant que la Sra Smith semblava enutjada és apropiada. Escriure que la Sra Smith sempre té una actitud desagradable.
