Un memoràndum ben escrit us pot ajudar a obtenir ràpidament l'aprovació per comprar ordinadors per a la vostra empresa o organització. El memoràndum ha d'indicar clarament la necessitat de les computadores, per què s'ha de fer la compra i esbrinar clarament les alternatives possibles. La nota s'ha de basar en motius empresarials i no en desitjos personals.
Recopileu informació sobre l'estat actual de les computadores de la vostra organització. Esbrineu si hi ha prou ordinador per a tots els membres de l'organització, la seva condició de treball i quan van ser adquirits. Descobriu el preu de compra original i compareu-lo amb els preus actuals. Recopilar dades sobre els diners invertits en reparacions. Documentar la qualitat dels equips i si s'ha quedat obsolet. Entrevista persones que utilitzen les computadores actuals. Pregunti sobre els seus gustos i disgustos. Pregunti si sentia que els seus ordinadors a casa eren millors que els seus ordinadors d'oficina, i si és així, per què.
Poseu-vos en contacte amb els vostres companys d'altres organitzacions. Recopileu la màxima intel·ligència possible quant a les computadores que utilitza, quant de temps han estat en servei i els plans d'actualitzacions.
Considereu utilitzar les dades que heu recopilat per completar una anàlisi DAFO. El SWOT significa fortaleses, debilitats, oportunitats i amenaces. Una anàlisi DAFO és particularment útil quan intenteu justificar una gran compra per a una gran organització. No obstant això, preparar un SWOT per a qualsevol decisió podria ajudar-te a construir un millor argument. Una anàlisi FODA us ajudarà a determinar la força que té la vostra tecnologia informàtica avui, les seves debilitats i oportunitats de millora. També revisarà amenaces, com ara com la vostra empresa podria quedar enrere i perdre el negoci amb els competidors si continua amb tecnologia obsoleta. Finalment, recopileu informació de preus de diversos venedors.
Escriviu la nota utilitzant totes les dades que heu requerit. Assegureu-vos de centrar-vos en el cas empresarial per a la compra; l'ordre de compra real arribarà més tard. Argumentar de forma clara i persuasiva. Presenteu la nota i obteniu l'aprovació.
