La comptabilitat és important per als negocis com una manera de documentar l'activitat financera i aprendre dels números. El vostre negoci necessita una comptabilitat bàsica per informar els ingressos en formularis fiscals i fer un seguiment dels fons que ingressen i surten dels vostres comptes bancaris. Però la informació de comptabilitat també proporciona informació valuosa sobre les operacions, mostrant tendències i oportunitats que poden ajudar a fer que la vostra empresa sigui més rendible. Les agències d'informació fiscal requereixen que mantingueu els llibres a un nivell mínim que registri els ingressos i les despeses. Però si teniu el disc i l'interès, podeu fer que els vostres processos comptables siguin totalment diferents, i utilitzar-los per crear un negoci més intel·ligent i econòmicament viable.
Els tipus d'empreses de comptabilitat necessiten
Seguiment d'ingressos i despeses: La vostra empresa necessita omplir els formularis d'impostos basats tant en ingressos bruts com en ingressos nets. Els impostos especials estatals i locals es calculen com un percentatge dels ingressos. Els impostos sobre la renda de les ciutats, estatals i federals es basen en el benefici net després de restar les despeses deduïbles dels ingressos bruts. Per calcular aquests imports correctament, el vostre negoci ha de fer un seguiment i comprovar els ingressos bruts com a base dels números d'ingressos i afegir totes les despeses com a base per a les deduccions empresarials. Quan informeu els ingressos bruts, haureu de dividir els vostres guanys en categories com a venda a l'engròs i al detall. Al calcular el benefici net dels impostos sobre la renda, també haurà de dividir les despeses en categories, com materials, nòmines, lloguers, serveis públics i despeses d'automòbils.
Comptabilitat de nòmines: A més de calcular quant paga cada empleat en funció del salari o el salari i les hores treballades, la vostra empresa també ha de retirar i pagar els impostos de Seguretat Social, Medicare i ingressos que els seus empleats deuen, juntament amb les corresponents contribucions empresarials per a la Seguretat Social i Medicare. També haurà de pagar assegurança d'atur i assegurança industrial als fons de l'estat, en funció de la quantitat de treball dels seus empleats i de la quantitat que guanyen. La seva empresa necessitarà un sistema de comptabilitat comprensiu i actualitzat de nòmines per fer un seguiment d'aquests números i pagar tots els impostos de la nòmina i presentar tots els informes d'impostos a la nòmina quan estiguin vençuts.
Comptabilitat de flux d'efectiu: El vostre sistema de comptabilitat també hauria d'incloure eines per fer el seguiment de la disponibilitat i la necessitat d'efectiu. Si utilitzeu un sistema de comptabilitat basat en diners, les xifres setmanals i mensuals us donaran una idea raonablement bona de la quantitat que heu introduït i sortint. Si utilitzeu el sistema de comptabilitat acumulat, podeu registrar una venda com a ingrés abans de que realment s'hagi pagat, de manera que necessiteu una altra forma de controlar la disponibilitat de diners en efectiu. Ja sigui que utilitzeu un sistema d'ingrés o d'acumulació, el vostre flux d'efectiu també no es pot correlacionar directament amb els ingressos i les despeses reportades si rebeu préstecs o si esteu depreciant els equips que ja heu comprat.
Fulls de balanç: Un balanç és una instantània de la vostra imatge financera en un moment determinat. Inclou informació sobre el que tens i el que deus. La vostra llista d'actius inclourà diners en efectiu al banc, equips que heu comprat menys l'import que s'ha depreciat i els comptes a cobrar o les quantitats que li corresponen per vendes que ja heu realitzat. La llista de passius del vostre balanç inclourà els saldos deguts als préstecs i targetes de crèdit, i els deutes a curt termini que hagi acumulat, com ara els comptes a pagar i les factures de serveis públics pendents. En restar els passius dels vostres actius, el vostre balanç mostra el patrimoni net actual de la vostra empresa. Quan creeu els balanços al llarg del temps, podeu veure com els vostres ingressos i despeses han funcionat i han creat riquesa o deute.Un balanç també mostra quina part del vostre patrimoni net és líquid, i quant està lligat en actius que no proporcionen diners en efectiu fàcilment disponibles.
Informes operatius: A més dels informes comptables que la vostra empresa necessita per completar per les agències tributàries i els prestadors, podeu crear informes personalitzats que realitzin un seguiment des del valor en dòlars del producte que la vostra línia produeix en una hora, fins a les xifres de vendes de cadascuna de les vendes personal. Aquests números són fonamentals per prendre decisions estratègiques. Ells us poden ajudar a identificar quins aspectes de la vostra empresa tenen més beneficis i més val la pena alimentar-los. També poden cridar l'atenció sobre les dificultats que es poden corregir, com aspectes de producció que triguen massa i costen massa.
Com les empreses poden fer comptes
El vostre negoci pot fer la vostra comptabilitat intern o contractar un professional extern per ajudar-vos amb el procés. Moltes empreses utilitzen un híbrid d'aquests dos enfocaments, tenint personal intern completen algunes tasques com la comptabilitat bàsica i després contracten amb un comptable extern per completar els impostos anuals.
La comptabilitat interna ofereix el benefici de tenir una persona que conegui el vostre negoci en profunditat, registrant els vostres guanys i despeses. Un comptable que estigui profundament involucrat amb el vostre negoci podrà identificar i classificar els articles dels rebuts, determinant si són materials inclosos en el cost de les mercaderies venudes o subministraments que necessiteu per organitzar-se darrere de les escenes. Tanmateix, un comptable intern pot no tenir l'experiència professional que un estranger pot portar a la barreja. Aquest coneixement és útil per a la creació de sistemes com la configuració inicial de la comptabilitat, i també per a la captura de matisos, com ara despeses que no són legítimament deduïbles.
Un comptable extern pot proporcionar experiència i perspectiva als processos comptables de la vostra empresa. Com a professional, aquest comptador probablement ha vist els llibres d'una sèrie d'empreses i us pot mostrar com actualitzar els vostres sistemes perquè proporcionin la informació que necessiteu i puguin ser entesos per altres professionals, com ara banquers i auditors tributaris. Tanmateix, un estranger no pot fer un treball tan bo com una informació privilegiada per comprendre com funciona el vostre negoci i quina informació podeu trobar més útil. Per exemple, el comptador probablement no comprendrà els tipus d'inventari que porteu des del punt de vista d'un comerciant. Tanmateix, la informació sobre com es mouen les diferents categories de mercaderia pot ser fonamental per afinar la compra.
Tipus de programari de comptabilitat per a empreses
Programari de comptabilitat en línia: Els programes de comptabilitat en línia us ofereixen l'avantatge de sincronitzar el vostre sistema de comptabilitat amb els vostres comptes bancaris. Aquest enfocament facilita la introducció de transaccions simplement trobant-los als feeds bancaris i fent clic als botons de la dreta. Aquesta característica redueix la possibilitat de perdre una despesa, ja que podria estar començant amb rebuts de paper i perdut un. L'ús de programari de comptabilitat en línia també us permet accedir al vostre programa de comptabilitat des de qualsevol ordinador, en lloc d'haver d'utilitzar el vostre propi escriptori. Tanmateix, els programes de comptabilitat en línia triguen més que les versions d'escriptori per processar cada transacció, i aquesta vegada s'afegeix quan s'està fent desenes d'entrades. A més, la pràctica de fer coincidir els rebuts amb els canals del banc pot ser lent i molest, i aquest pas és necessari si una compra individual inclou articles de diverses categories, com ara materials i subministraments. QuickBooks és el programari de comptabilitat en línia més popular i qualificat. Xero és molt valorat per als usuaris de Mac, i Zoho funciona especialment bé per a petites empreses.
Programari de comptabilitat d'escriptori: Encara que els programes de comptabilitat en línia han anat creixent en popularitat, les versions d'escriptori encara ofereixen avantatges per a molts usuaris. Podeu comprar un programa de comptabilitat d'escriptori amb una compra única, mentre que els programes en línia carreguen una tarifa mensual en curs. Quan utilitzeu un programa d'escriptori, tota la vostra informació està disponible a la vostra pròpia computadora, en comptes d'estar situada al núvol on és vulnerable a problemes de seguretat i fallides generals del sistema. Els sistemes de comptabilitat d'escriptori solen ser molt més simples que els sistemes basats en núvol, cosa que facilita la localització i identificació d'errors i inconsistències. Per la seva simplicitat relativa, els sistemes d'escriptori també són més fàcils d'adaptar a les necessitats individuals de la vostra empresa.
Sistemes de comptabilitat personalitzats i manuals
De fet, no necessiteu programari de comptabilitat si el vostre negoci és petit i les vostres necessitats són senzilles. Podeu dissenyar fulls de càlcul amb Excel o Fulls de càlcul de Google que us ajuden a seguir i afegir les variables que necessiteu saber, com ara despeses classificades i guanys en curs. Aquests programes us ajudaran a mantenir i organitzar la vostra informació de la manera que tingui sentit per a la vostra empresa i els fulls de càlcul homegro elaboren sistemes de comptabilitat perfectament legítims sempre que us informin del que necessiteu per pagar els impostos i comprendre les vostres operacions. Per exemple, podeu configurar un sistema de nòmines que registri les hores dedicades a tasques específiques, com ara la producció. A continuació, podeu utilitzar aquestes xifres per calcular el valor mitjà en dòlars d'un producte fabricat per hora de producció i veure com canvia aquesta setmana cada setmana.
Però ni tan sols necessiteu un ordinador per fer comptabilitat empresarial. És perfectament legítim conservar llibretes manuscrites, com ho han fet els empresaris durant segles. Les botigues de subministraments d'oficina venen llibres de comptabilitat amb columnes de mida adequada, i podeu utilitzar-los per enumerar i classificar ingressos i despeses. Amb un sistema de comptabilitat manual, cal afegir totes les dades a mà, la qual cosa augmenta dramàticament la quantitat de temps que gasta en la comptabilitat. Tanmateix, els sistemes de comptabilitat manual no són vulnerables als tipus de fallades informàtiques i els riscos de dades perdudes que es troben amb sistemes informàtics. És cert que la vostra casa podria cremar-se i podríeu perdre el llibre, però els errors en el maquinari són molt més comuns que els incendis de la casa.
Entrada única versus comptabilitat de doble entrada
Si el vostre negoci és petit i relativament senzill, també podeu triar entre una comptabilitat amb una sola entrada i una doble. Un sistema d'entrada única només fa un seguiment del que ha gastat i obtingut, i s'adiu aquestes sumes. Si utilitzeu un llibre de notes manuscrit o si heu creat els vostres propis fulls de càlcul, és probable que utilitzeu una comptabilitat d'una sola entrada. Un sistema de doble entrada sincronitza la vostra informació de comptabilitat amb els vostres comptes bancaris i altra informació rellevant per al vostre balanç. Cada vegada que observeu que la vostra empresa ha obtingut ingressos, farà (o el vostre programari de comptabilitat farà) una entrada corresponent que mostra on es mostren els diners a la vostra empresa, com ara en un compte bancari concret. De la mateixa manera, cada vegada que pagueu una despesa, un sistema de doble entrada mostra com la vostra empresa ha gastat els diners. No hi ha cap requisit legal de mantenir un sistema de comptabilitat de doble entrada, però si manteniu llibres d'una sola entrada, heu de desenvolupar una manera de comparar i reconciliar el vostre sistema de comptabilitat amb els vostres actius actuals.
L'elecció del sistema de comptabilitat adequat
No hi ha cap sistema de comptabilitat que sigui adequat per a cada negoci. Al triar com configurar els llibres de la seva empresa, cal tenir en compte el tipus d'informació que més necessita i quins recursos està disposat a dedicar-se a aconseguir-ho. Si no us agrada treballar amb números i amb prou feines tenen sentit per a vostè, contracteu un professional extern però encara intenteu aprendre tot el possible per entendre els informes que rebeu. Si teniu el temps i els interessos, feu el màxim de comptabilitat possible. La informació que compileu serà rellevant i significativa, i obtindreu informació valuosa sobre com la vostra empresa pot tenir més èxit.
