Des dels passadissos i aules de l'educació superior fins a les sales de juntes de l'Amèrica corporativa, les cartes de declaració serveixen milers d'objectius en l'àmbit de la comunicació. Com el seu nom indica, la carta declara alguna cosa. També es pot considerar com una declaració de fet, un anunci o una aclariment. De vegades, un problema està en conflicte o diners o reputació està en joc. Per qualsevol motiu, escriviu una carta de declaració per a la vostra organització, adopti un to sensible i lògic, mantingui el focus i mantingui la lletra breu i concisa.
Indiqueu la Carta de Declaració Propòsit
Indiqueu el vostre propòsit per escrit la carta de declaració. Per exemple, dir que està escrivint una carta de declaració als seus empleats per anunciar el llançament d'un nou producte o servei. No em queda temps per arribar al punt: "Estic escrivint per anunciar que després de quatre anys d'estudi intensiu i investigació, ABC Vitamin Company llançarà un nou suplement digestiu, anomenat Quell, el 17 de febrer."
Ompliu els detalls
Proporcioneu altres detalls pertinents de la declaració. En aquest exemple, és possible que vulgueu incloure quant suposarà el suplement i on es vendrà.
Programeu el temps per respondre preguntes
Anticipa les necessitats del vostre públic, en aquest cas, els vostres empleats. Voldran saber com la declaració, el llançament del producte, els afecta. En lloc d'omplir la carta amb detalls, és possible que vulgueu convocar una reunió per donar a conèixer el producte i respondre preguntes. Proporcioneu la data i la data d'aquesta reunió a la vostra carta i especifiqueu si l'assistència és opcional o obligatòria.
Tanqueu la Declaració
Tanqueu la vostra carta de declaració amb una bona nota, tenint en compte la vostra cultura corporativa i la dinàmica actual. És possible que vulgueu fer front, proporcionant una previsió del que la declaració, el llançament del producte, podria significar per a la vostra empresa. Pot fer una crida a l'acció o els passos que espera que els empleats prenguin a causa de la declaració. O, si teniu resistència a l'horitzó, expresseu la vostra esperança que la vostra organització s'uneixi per fer que l'origen de la declaració sigui un èxit.
Acabeu les coses agraint als destinataris el temps. Intermitges directe interí al seu supervisor immediat o millor encara, directament, per impulsar un esperit de cooperació.
Feu un repàs exhaustiu
Una declaració d'interès sovint es converteix en una part de la història de la companyia, i es pot publicar al lloc web per veure els estrangers. Com a tal, ha de ser una font d'orgull i resolució. Doneu-vos temps per revisar, editar i revisar la vostra carta de declaració. Demaneu a un col·lega de confiança o a un confident que revisi la seva carta i convidi els seus comentaris i crítiques constructives. Feu que la vostra declaració sigui un exemple per inspirar als altres.
