El batch de comptes a pagar és el procés d'agregació de factures que es pagaran en grups o lots, i que faci una entrada als registres comptables de tot el lot de factures, a diferència de les entrades individuals del diari per cada beneficiari. Loteig és una tècnica comuna que s'utilitza per reduir les entrades de diaris, i ajuda al sistema d'informació comptable a operar de manera més eficient. Tanmateix, els procediments de batch també tenen inconvenients.
Reducció de les transaccions
El benefici principal de les operacions de pagament per lots és una reducció de les entrades en el sistema comptable. Les empreses amb alt nombre de transaccions de baix valor en dòlars poden veure ràpidament milers de deutes i crèdits en comptes de despeses. Aquest nivell de detall en el llibre de comptes a pagar és innecessari i crea una càrrega de processament per al sistema comptable informatitzat. Per batre les transaccions diàriament o setmanalment, aquesta càrrega es veu alleujada.
Creació d'un rastre d'auditoria
Quan les transaccions s'uneixen diàriament i els pagaments es realitzen per cable, és senzill que els supervisors comptables concilien els imports diaris en efectiu als saldo de cobrament de la declaració del banc, ja que els estats bancaris mostren sovint els totals de les operacions diàries. A més, es poden fer seleccions aleatòries de factures pagades i traçar-se en lots i l'extracte bancari per garantir que els imports registrats siguin precisos.
Anàlisi ràpida
La conversió diària i setmanal de les transaccions permet als comptadors analitzar ràpidament la tendència dels imports de pagament per dia. Cada lot de pagament representa la mateixa unitat de temps; Els valors inferiors es detecten fàcilment mitjançant la classificació de totals totals per lots i investigant quantitats altes o baixes. Tanmateix, el batch fa que sigui més difícil detectar fluxos de caixa anònims individualment. Si a la companyia li preocupa que es facin grans pagaments en efectiu sense autorització, els supervisors poden instaurar polítiques que incloguin signatures dobles en grans quantitats.
Dificultat en la reconciliació
Un inconvenient potencial per lots per cobrar per cobrar pot ser una dificultat per a la reconciliació. Si els comptadors de l'empresa no són diligents en registrar les transaccions que componen cada lot, la reconciliació de pagaments pot ser difícil, si no impossible. Si aquesta debilitat existeix, els empleats poden ser fàcils de cometre frau o proveïdors per disputar que hagin rebut el pagament.
