Qualsevol reunió o projecte té més èxit si s'assignen tasques durant la reunió i es completen fora de la reunió. Seguint una fórmula simple de 3W (What, Who i When) per a les accions de reunió, augmenten les possibilitats de tenir treballs productius realitzats fora del temps de reunió i en temps real. L'assignació d'acció adequada pot reduir els problemes relacionats amb el seguiment. Una bona tasca d'acció ajudarà a provar bones idees i solucions als problemes, així com a implementar les decisions que es van prendre durant la reunió.
Articles que necessiteu
-
Paper o tauler
-
Marcadors de ploma o d'esborrat en sec
Abans de tancar la reunió, verifiqueu totes les accions que s'hagin identificat durant la reunió i determineu si també calen tasques addicionals. Comenceu amb QUÈ són les accions. Pregunteu al grup "Quines són les accions que hem de fer per aconseguir grans resultats de projectes?" Això ajuda al grup a entendre què cal fer i per què és important per al projecte o equip. En la redacció de l'element d'acció, assegureu-vos d'utilitzar verbs d'acció i estigueu preparats per proporcionar un detall sobre el que realment és necessari considerar l'acció correctament completada.
Després, traslladar-se a l'OMS farà cada acció preguntant al grup "Qui són les millors persones per fer aquestes accions?" Cada acció s'ha de donar a algú o no es farà. Aquest Qui és un equip o membre del projecte que accepta ser responsable i responsable de totes les activitats necessàries per dur a terme l'acció assignada. L'acció es pot assignar a la persona millor qualificada o a un subgrup, o algú de la reunió pot ser voluntari per fer l'acció. Si l'acció està assignada a algú fora de la reunió, algú de la reunió hauria de ser l'encarregat d'explicar l'acció assignada a la persona que no és a la reunió.
Feu la part WHEN abans de desplaçar-se de les accions i accedir a la reunió. Pregunteu al grup "Quan s'han de fer aquestes accions per poder acabar els nostres projectes a temps?" La data de venciment de cada acció hauria de ser una data real del calendari quan l'acció s'ha de completar per a l'equip o el projecte per dur a terme el seu treball. Això mai no s'ha de deixar en blanc o estar escrit com ASAP perquè la data assegura que algú es fa responsable de fer l'acció a temps. En assignar una data, la persona que realitza l'acció podrà programar la nova tasca amb la seva altra tasca i determinar si pot haver-hi una raó vàlida per la qual l'acció no es pugui completar per la data desitjada del grup abans que sigui massa tard.
Després de la reunió, col·loqueu les accions 3W als registres de la reunió i distribuïu-les a tots els assistents a la reunió o que hagin rebut una acció. Això documenta totes les accions i qui és responsable, així com quan es produeixen les accions.
Consells
-
Si hi ha una reunió de seguiment, quan s'enviï el recordatori d'aquesta reunió, s'inclouen les accions que es produeixin en aquesta data, així com els detalls habituals de la reunió.
