Les cartes comercials efectives són una eina important en l'arsenal de tots els empresaris. Tant si es tracta de vendre un producte com de servei, o simplement introduir el propi escriptor, una carta comercial efectiva ha de tenir algunes característiques bàsiques per aconseguir que el lector respongui favorablement. La lletra ha de cridar al destinatari a l'acció i convèncer-lo de fer el que desitgi l'escriptor. Totes les cartes comercials efectives tenen certes qualitats en comú.
Informació completa
Una carta de negocis efectiva té tota la informació que un lector necessita per actuar de manera adequada. La carta indica clarament de qui és la carta i on i com respondre. Indica de què es tracta la carta, quan cal prendre mesures, on s'ha d'adoptar aquesta acció i per què s'ha d'adoptar una acció ara. La carta comercial està plena d'informació i no deixa res. Té una crida clara a l'acció i li diu al destinatari com fer aquesta acció.
Brevetat
La carta de negocis efectiva no és florida o ornamentada. Són reals i al punt. No hi ha paraules malmeses. El llenguatge és conciso en el seu lliurament perquè el lector quedi només amb la informació necessària. Una carta comercial no és un lloc per mostrar grans paraules o poesia. Les cartes comercials efectives són curtes i puntuals.
Beneficis, sense característiques
Les lletres empresarials eficaces se centren en els beneficis per al destinatari, no en les característiques del producte o informació. Respon la pregunta del lector: "Què hi ha per mi?" Una carta de negocis té en compte les restriccions de temps que es posen al lector i les necessitats que el lector està portant a la taula. Els atorga, facilitant que el lector prengués l'acció desitjada. Les lletres comercials se centren en com l'escriptor de lletres pot ajudar el lector, no perquè el lector ajudi l'escriptor.
Especificitat
Utilitzeu un llenguatge específic per escriure lletres comercials. Digueu als lectors exactament el que poden esperar dels productes, serveis o empreses. No utilitzeu un llenguatge vag que els deixi endevinar. Utilitzeu exemples, si cal, per aclarir encara més el llenguatge per fer clara la carta de negocis al lector. Si es fa una promesa en una carta, assegureu-vos que la vostra empresa pugui fer-ne una còpia de seguretat. A més, utilitzeu verbs d'acció en comptes de verbs passius per donar força a les vostres frases.
Claredat
Eviteu utilitzar l'argot a menys que sigui absolutament necessari en un esforç per comunicar-se amb claredat. És important aclarir exactament què està oferint la lletra i què fa la lletra al lector. En cas contrari, el lector no pot fer l'acció sol·licitada, i la carta no serà efectiva. Utilitzeu un llenguatge clar i fort per emfatitzar el que el lector ha de fer després de llegir la carta comercial. Es recomana oracions curtes amb verbs forts i accionables per animar al lector a actuar.
Etiqueta
Assegureu-vos de seguir l'etiqueta adequada en lletres comercials. Assegureu-vos de trobar el nom i l'ortografia correctes de la persona que rebrà la carta. Adreçar-los adequadament. Respondre a totes les lletres que requereixen una resposta de retorn. Seguint l'etiqueta adequada, un empresari demostra que té el respecte adequat de la persona a la qual escriu. Aquest respecte pot fer un llarg camí per fer que el lector de la carta assumeixi la crida a l'acció.
Correcció
A partir del format de la lletra a la conveniència del receptor, una carta de negocis ha de fer que moltes notes correctes siguin efectives. Assegureu-vos que s'envia a la persona correcta, al departament correcte, a la companyia correcta. Assegureu-vos que la lletra dirigeixi a la persona correcta per tal que prengui l'acció que la carta li demana. Llegeix sobre la lletra i jutja si la llengua és correcta o no per a la persona a la qual l'envieu - ni massa formal ni informal. Quan estigui preparat per enviar-lo, comproveu dos cops el format una vegada més per obtenir errors.
