Una carta de negocis estableix el to per a futures interaccions. Quan un client potencial rep una carta de negocis, immediatament forma una impressió de l'escriptor i la seva organització. Si la lletra és massa informal, l'escriptor pot semblar insensible o poc professional. Escriure que és massa formal pot intimidar o alienar al lector. Una carta ben organitzada i ben escrita crearà una primera impressió positiva.
Ben organitzat
Cada lletra comercial tracta d'un propòsit o tasca específica. Podria ser una sol·licitud d'informació, resposta a una consulta o presentació d'una proposta. El primer paràgraf estableix el propòsit de la carta. Respon a les preguntes del periodista: qui, què, quan, on i per què. Els paràgrafs restants recolzen aquest objectiu amb diferents punts: qualificacions, atributs, funcions. L'últim paràgraf reafirma aquest propòsit i conté clarament les expectatives de l'escriptor. L'escriptor utilitza frases de transició adequades per garantir que totes les parts de la lletra flueixen sense problemes.
Clara i concís
Una bona carta comercial proporciona tota la informació pertinent d'una manera clara i concisa. L'escriptor utilitza un to i un idioma apropiats. Manté el vocabulari senzill i evita l'ús d'un llenguatge tècnic o abstracte per impressionar el lector. Vària la durada de les oracions, allunyant-se de llargues oracions amb detalls excessius. Tanmateix, no es limita a frases breus i complicades. Sempre que sigui possible, utilitza la veu activa en comptes de la veu passiva.
Ben estructurat
Cada carta comercial segueix els requisits de format i font de la companyia.En un format de bloc, tota la lletra queda justificada i d'un sol espai, excepte un doble espai entre paràgrafs. El format del bloc modificat segueix l'estil del bloc, però posiciona la data i tanca al centre. La majoria de les lletres comercials inclouen la data, l'adreça interior, la salutació, la línia d'assumpte, el tancament gratuït, la signatura i els tancaments. Si la lletra és més curta o més llarga que la mitjana, l'escriptor fa els ajustos necessaris a l'espaiament vertical.
Error gratuït
Abans d'enviar cap carta, l'escriptor llegeix el primer esborrany en veu alta. Aquesta és una manera excel·lent de comprovar si hi ha un llenguatge que sembli incòmode o no natural. Utilitza un diccionari i escriptura d'estil per comprovar tota ortografia, gramàtica i puntuació. Alternativament, pot utilitzar la característica de verificació ortografia i gramàtica del programa de processament de textos. Doble el nom, el títol i l'adreça del destinatari.
