Per tal que la vostra oficina funcioni amb eficàcia i eficàcia, haureu de poder programar les vostres cites correctament. Deixar passar massa temps entre les cites perdrà un temps preciós i reduirà la productivitat. D'altra banda, les cites de programació excessiva poden portar a temps llargs d'espera que irriten els clients i, possiblement, provocar que s'aixequin i surtin. Hi ha algunes coses que cal tenir en compte per crear un calendari que beneficiarà tothom.
Decideix si voleu utilitzar una cita o un programa informàtic. Tots dos són igual d'efectius, tot i que l'ordinador pot treure la informació molt més ràpidament que cercar-lo en un llibre. Els llibres de cites i programes de programari estan àmpliament disponibles a les botigues i en línia. Una altra opció és utilitzar un calendari gratuït per a la seva programació basat en web; això ofereix l'avantatge de l'accés des de qualsevol ordinador.
Bloqueja tots els dies que la teva oficina quedarà tancada. Això pot incloure caps de setmana, festius, dates de vacances i qualsevol altra aparició que pugui fer que l'oficina es tanqui. Si suprimiu aquestes dates abans de temps, us assegureu que no us heu reservat cites quan no hi ha ningú.
Bloqueja les hores del dia que no estàs prenent cites. Per exemple, no podeu començar a fer cites fins a les 9 a.m. A continuació, podeu prendre una hora per dinar de 12 a 12 hores. El dia a l'oficina pot finalitzar a les 5:00 p.m., de manera que no voldreu programar cap cita després de les 4:30 p.m.
Decideix el temps que necessiteu per a cada cita. L'oficina del metge pot establir el seu temps en un bloc de quinze minuts mentre que un saló de pèl pot optar per trenta minuts. Si una cita triga més que això, es poden reservar dos blocs de temps per a una persona. Per exemple, un perm pot trigar una hora. Un tocador podria deixar de banda dos blocs de temps de mitja hora per a aquell client.
Realitzeu les cites en funció de les necessitats del client. Si el client ha de ser a casa per a les 3:00 p.m. Per als seus fills que baixin de l'autobús escolar, voldreu programar-lo durant un dia a la tarda. cita prèvia. Feu tot el possible per donar cabuda al client.
Consells
-
Donar sempre al client una targeta de cita per recordar-li la seva futura cita. Truqueu a totes les cites el dia anterior perquè pugueu confirmar que segueixen arribant.
Avís
Si cobres per no-shows, has de deixar saber als clients que quan programen la seva cita.
