Una factura és una eina de comunicació que informa als vostres clients el que us ha proporcionat, quant costa i com han de pagar. Les factures poden ser tan senzilles com un full manuscrit amb un parell de notacions o poden ser sofisticats, els documents informàtics dissenyats professionalment. Les factures clares i informatives li confereixen credibilitat als seus clients. També l'ajuden a rebre els pagaments abans i després, deixant que els clients sàpiguen quan esperen que facin remeses.
Números de factura
Les factures estan escrites en ordre posterior i un número de factura us ajuda a localitzar o fer referència a una factura en particular en una seqüència. Si les vostres factures no estan informatitzades, enregistreu-les en l'ordre en què les emetreu perquè pugueu trobar fàcilment la factura que necessiteu. Si compreu coixinets de factures que ompli amb la mà, vindran amb números preimpresos i les factures estaran vinculades, de manera que no cal fer cap treball addicional per mantenir-les en ordre. Si esteu creant factures informatitzades amb programari com QuickBooks o Square, el programa farà el treball per a vostè i emetrà les vostres factures en ordre.
Quan hagueu de tornar a fer referència a una factura, com si un client té alguna pregunta sobre el pagament o si heu rebut un xec i voleu marcar la factura com a pagament, simplement cerqueu-lo per número de factura. Podeu iniciar la vostra seqüència de factures amb qualsevol número que trieu, fins i tot si escriviu la vostra primera factura, podeu donar-li un número més alt per fer que la vostra empresa aparegui més establerta.
Què hauria d'estar en una factura?
A part del número de la factura, una factura hauria d'incloure tot el que necessiteu per transmetre la informació necessària al client perquè pugueu pagar. A més de ser una notificació d'una suma vençuda, una factura també és una eina de referència útil per als clients que necessiten saber el que han rebut i en quina quantitat. Inclou a la factura:
- El nom de la vostra empresa, l'adreça, el número de telèfon i el correu electrònic.
- La data en què es va escriure la factura o la data de lliurament del producte. Utilitzeu un sistema de datació o l'altre, però sigui consistent.
- El nom i l'adreça de facturació del vostre client.
- Adreça d'enviament del vostre client.
- La quantitat de cada article ordenat, el nom o el nombre d'inventari de cada ítem ordenat, el preu unitari de cada ítem ordenat i el preu total de cada ítem, calculat multiplicant la quantitat pel preu unitari.
- L'import total pendent de tots els elements de la factura.
- Impost sobre vendes degut, si escau.
- Termes de pagament, com ara efectiu en lliurament o net 15 (15 dies per pagar).
Ús de factures per al pagament ràpid
Una mica de pensament i cura a l'hora de crear factures poden ajudar-vos a pagar amb més rapidesa i coherència. Com més aviat envieu la factura, més aviat el client sabrà quant pagarà i quan es faci el pagament. Encara que els terminis de pagament, com ara la durada del lliurament i el pagament, solen ser negociats amb antelació, indicar clarament i de manera visible aquests termes a la factura pot servir com a recordatori útil. Si el vostre client està endarrerit amb el pagament per factures anteriors, incloent-hi un import total degut a la factura actual, pot accelerar el pagament estalviant al client el pas d'haver revisat els saldos previs.
