Els rebuts en efectiu tenen lloc quan una empresa rep un pagament en efectiu per la venda d'un producte. L'empresa pot rebre efectiu en diversos formularis, inclosos els càrrecs per targeta de crèdit, xecs personals, xecs comercials, transferència bancària o transferència bancària i xecs de caixa o ordres de diners.
Consells
-
Els ingressos en efectiu són qualsevol forma de cobrament rebut per una empresa, com ara els pagaments dels clients (mitjançant targeta de crèdit, xec personal, efectiu, xec empresarial, ordre monetari, transferència bancària o banc ACH), procedents de la venda d'actius no operatius, ingressos per interessos, plusvàlues o dividends pagats per inversions o drets d'autor.
Recepció i gravació d'efectiu
Quan una empresa té ingressos en efectiu, un comptable ha de documentar l'efectiu entrant i fer-ho utilitzant un diari de comptabilitat especialitzat anomenat diari de rebuts d'efectiu. Aquesta revista serveix per fer el seguiment quan l'empresa rep diners en efectiu i un comptador acredita el compte de vendes i es deporta el compte de caixa. Si es fa una venda a crèdit, com quan una empresa emet una factura i un client té 30 dies per pagar la factura, aquesta venda es registra en un diari de vendes independent.
Moltes empreses, com ara restaurants, fan un gran volum de transaccions en efectiu. Una sèrie d'altres eines de comptabilitat ajuden a fer un seguiment dels ingressos en efectiu, com ara un full de caixa diari, una revista de desemborsament en efectiu, un fons de caixa petit i reconciliacions bancàries periòdiques.
Per a les empreses que realitzen principalment vendes en efectiu, el full de caixa diari proporciona una manera de que la companyia realitzi un seguiment de tots els efectius rebuts i de tots els efectius pagats. Al final de cada dia laborable, la gestió pot comptar l'efectiu real, comparar-lo amb les operacions del full de caixa i fer un dipòsit bancari diari. Al final de cada dia, és important conciliar qualsevol diferència entre els totals i el seguiment del motiu. Sovint, es va prendre una petita quantitat de diners en efectiu per cobrir una despesa diversa, però no es va registrar a cap lloc.
Aquest sistema bàsic proporciona els mitjans per detectar qualsevol frau que es tradueixi en efectiu o errors fracassats que generin excedències de diners. Una escassetat també podria provenir d'una transacció que vau pagar i es va oblidar de gravar, però el full de càlcul us pot ajudar a detectar-ho.
El cicle d'efectiu
Els ingressos en efectiu tenen un paper important en el que s'anomena cicle de caixa, el que representa el temps transcorregut entre quan una empresa paga els seus proveïdors d'inventari i rep diners de les vendes realitzades als seus clients. Les empreses utilitzen aquest cicle per ajudar-los a esbrinar quant diners han d'utilitzar per finançar les seves operacions en curs, i aquest important concepte també ajuda a les empreses a estimar els requisits que poden tenir per al finançament. Això també es coneix com el cicle de caixa a caixa.
Les empreses utilitzen un càlcul per esbrinar el nombre de dies del cicle de caixa. El càlcul es denomina càlcul efectiu a efectiu, que podeu calcular utilitzant la següent fórmula:
Cicle d'efectiu, o efectiu en efectiu diari = Dies d'inventari a la mà + vendes de dies pendents - dies pendents pendents de pagament
El càlcul del cicle de caixa indica el temps que triga a convertir l'inventari en efectiu. Això és molt perspicaç per a les empreses fabricants que han d'esbrinar quant de temps triga a processar les matèries primeres en inventari vendible, completar la venda i recollir els diners del client. Aquesta mesura de liquiditat, o la facilitat amb què l'empresa pot convertir les matèries primeres acabades en efectiu, pot ajudar a controlar les ineficiències puntuals en el procés de producció i vendes.
Exemple Cash-to-Cash
Digueu que teniu una empresa que ven els widgets i que l'inventari acostuma a romandre al vostre magatzem durant uns 40 dies abans de vendre. Digueu també que veniu als vostres clients amb crèdit i que us paguen en uns 50 dies. Teniu factures que cal pagar, i generalment els pagueu en un termini de 30 dies, de manera que teniu 30 dies de pagaments pendents. El vostre càlcul seria el següent:
Cicle d'efectiu: inventari de 40 dies + venciments pendents de 50 dies: 30 pagaments pendents de venciment = 60 efectius en efectiu
A partir d'aquest resultat, podria concloure que el vostre negoci haurà de disposar de suficient capital de treball per cobrir les despeses durant 60 dies, ja que triga 60 dies a obtenir els comptes d'efectiu del vostre inventari actual i l'activitat de vendes.
Aquest càlcul és útil, especialment quan es necessita reforecast a causa dels canvis en el temps dels vostres comptes d'efectiu, quan es gestiona un flux d'efectiu ajustat durant una situació de fallida empresarial o quan la vostra empresa vol explorar alternatives de deute per reduir el seu cost d'endeutament.
Desemborsament en efectiu
Els desemborsaments en efectiu, anomenats fluxos d'efectiu, són quantitats en efectiu que surten de l'empresa. Alguns exemples són comptes a pagar, despeses d'explotació i petits diners en efectiu.
Els diners surten de la companyia i es registren en un diari de desemborsaments d'efectiu. A partir del diari de desemborsaments d'efectiu, les transaccions es publiquen al llibre general, al compte de comptes i a altres llibretes vigents. Per exemple, com a propietari d'un comerç minorista, podeu fer pagaments per comprar un inventari nou, pagar comptes en els comptes a pagar i cobrir despeses salarials.
Els fabricants realitzen desemborsaments en efectiu per pagar matèries primeres per crear productes i pagar altres costos de producció. Els comptes del diari de desemborsament en efectiu reben deutes i crèdits per a cada transacció i el diari mostra com els imports afecten el saldo del compte de caixa general de la companyia.
Al mirar els registres de desemborsaments d'efectiu a la revista, la gestió pot fer un seguiment de la quantitat d'efectiu que surt de l'empresa i per quina raó. El diari de desemborsament d'efectiu també mostra el número de xec per a tots els controls emesos, cosa que facilita la cerca de comprovacions fracassades o problemàtiques. En un paquet de programari de comptabilitat, com ara QuickBooks, podeu veure el diari de desemborsaments d'efectiu anomenat registre de xecs.
S'està rebutjant el frau
Els comptadors freqüentment mencionen els controls interns, i aquestes directrius importants actuen com a mesures de seguretat per prevenir el frau quan es tracta de rebuts i desemborsaments en efectiu. Les empreses que no tenen controls interns adequats poden trobar un empleat que utilitzi xecs d'empresa per pagar els seus comptes personals o fer transferències bancàries per si mateix.
Per assegurar que els desemborsaments en efectiu disposen de salvaguardes adequades que impedeixen el frau, és important que les empreses segreguen els deures perquè la mateixa persona que autoritzi o signi un xec o transferència bancària no té la capacitat de fer altres parts de la transacció, com ara crear comprovar o iniciar la transferència bancària.
Per a les empreses més petites, això pot ser difícil a causa d'un personal reduït, i permet accedir als extractes bancaris abans que qualsevol altre personal de l'empresa, per revisar cada transacció i comprovar la còpia, a la recerca de qualsevol cosa que sembli inusual i, després, seguiment del banc si és necessari.
Revisar els signants de verificació autoritzats és un pas important, i aquesta persona no hauria de tenir cap accés als xecs en blanc ni a cap habilitat per introduir transaccions al sistema de comptabilitat de l'empresa. L'ús d'un segell de signatura per als xecs pot generar problemes addicionals, ja que sovint és molt fàcil que algú robi el segell i que també robes una pila de xecs en blanc.
Algunes empreses tenen les seves comprovacions que requereixen dues signatures, normalment amb algun tipus de llindar de dòlar, de manera que es puguin utilitzar quantitats de xec més petits amb només una signatura. Això permet un cert grau de segregació dels deures en emetre xecs a una determinada quantitat de llindar. No us oblideu de les transferències bancàries, ja que s'han tornat més populars en els últims anys.
El personal responsable de crear transferències bancàries s'ha de separar de la persona que llança les transferències bancàries. Si el personal no permet la separació, podeu configurar un sistema on el vostre banc truqui a una altra persona dins de l'empresa sempre que rebi una sol·licitud de transferència bancària.Aquesta crida no ha d'anar a una persona que tingui la capacitat d'iniciar transferències per cable.
Finalment, realitzeu una reconciliació bancària mensual amb algú que no participi en els desemborsaments en efectiu. Totes les transaccions inusuals o imatges de verificació han de ser seguides i investigades.
Com calcula un saldo de caixa d'obertura?
Els ingressos en efectiu d'una empresa tenen un paper important en la pressupostació de fluxos d'efectiu. És possible que hagueu escoltat un extracte de fluxos d'efectiu anomenat "una declaració de fonts i usos". Els ingressos en efectiu de l'empresa representen l'ànima vital de l'empresa, les fonts de diners en efectiu. Els desemborsaments en efectiu de l'empresa componen els usos de l'efectiu.
Per calcular el saldo inicial de les seves fonts i utilitzar l'extracte de fluxos d'efectiu, tot el que cal fer és consultar el vostre extracte bancari en línia o trucar al banc i introduir la quantitat de diners que té al banc. A aquest saldo d'efectiu d'obertura, afegiu els ingressos en efectiu que ingressin i resteu els desemborsaments totals que sortiu de l'empresa. El total d'aquestes tres parts és igual al vostre saldo de tancament, o la quantitat de diners que ha deixat. Per obtenir un pressupost, us pot resultar útil mostrar aquest càlcul mensualment.
Per exemple, el vostre saldo d'obertura és l'efectiu que teniu el primer dia del mes. El saldo inicial del mes següent és igual al saldo final del mes anterior. El saldo inicial d'un mes concret sempre és igual a la del saldo de tancament del mes anterior.
Com a part de la creació d'un extracte de fluxos d'efectiu, especialment si utilitzeu el mètode directe que inclou efectiu en operacions, inversions i activitats de finançament, podeu preguntar: "Hi ha efectiu rebut dels clients una activitat operativa?" Sí, però no és tan senzill. No tots els clients paguen diners, de manera que algunes de les vendes de l'empresa vénen en forma de comptes a cobrar ja que la venda es va fer a crèdit. En aquest cas, haureu d'iniciar l'import total de vendes de la companyia durant un mes determinat i ajustar-lo en funció del canvi en el saldo per cobrar de comptes de l'empresa per arribar al número correcte de rebuts d'efectiu.
Si els comptes a cobrar augmenten durant el període en qüestió, deduïu aquest augment de la vostra xifra de vendes per calcular l'import dels rebuts en efectiu dels clients. Si el vostre saldo pagador de comptes ha disminuït, afegiu aquesta disminució a les vostres vendes totals per calcular l'efectiu total rebut dels vostres clients.
Tipus de rebuts en efectiu
Els ingressos en efectiu arriben a un negoci de moltes formes, principalment per vendes de clients. Depenent de la mida i el tipus de negoci, aquestes entrades poden ser en forma de pagaments realitzats amb targeta de crèdit, efectiu, ordre de diners o xec personal, per exemple. Un negoci de subscripció només pot rebre el gruix dels seus rebuts en forma de pagaments ACH bancaris. Les empreses també reben efectiu d'activitats diferents de vendre béns o serveis, com ara regalies, ingressos per interessos, dividends i plusvàlues de les inversions i el producte de la venda de diversos actius.
Els ingressos són els diners que una empresa rep de les seves activitats comercials normals i continuades. Quan arribi el moment de llegir els estats financers i d'interpretar els comptes efectius reals en comparació amb un nombre calculat, ajuda a definir part de la terminologia. Per exemple, els ingressos i guanys són els mateixos? No, perquè mentre els ingressos, també anomenats vendes, representen diners dels clients, els guanys representen el que queda després d'utilitzar aquests ingressos per pagar les despeses de la companyia.
Són ingressos i beneficis iguals? El benefici significa bàsicament el mateix que el guany, ja que només representa la quantitat de diners que queda després d'haver pagat totes les factures dels diners rebuts dels vostres clients.
I, finalment, els ingressos i ingressos són els mateixos? Algunes persones poden utilitzar el terme "ingressos" per representar ingressos per vendes, però des del punt de vista de la terminologia comptable, els ingressos tenen més probabilitat de significar ingressos d'explotació. Els ingressos d'explotació són lleugerament diferents dels ingressos o beneficis, ja que té el cost de les mercaderies i les despeses operatives eliminades de les vendes, però, a diferència dels guanys o guanys, els ingressos d'explotació no inclouen despeses d'impostos i altres despeses no operatives.
