La preparació adequada de les factures comercials fa que sigui més probable que el vostre negoci pagui pels seus productes o serveis a temps. Un enfocament complet de la facturació també us pot ajudar a mantenir millors registres i mantenir el pressupost en el bon camí.
Crea un formulari estandarditzat
Creeu una plantilla de factura comercial que inclogui categories per a tota la informació rellevant. El formulari d'emplenament ha d'incloure el capçal o el logotip i la informació de contacte de la seva empresa, inclosos els números de telèfon i fax i les adreces de correu electrònic i de lloc web. Incloeu llocs per omplir la data de l'ordre i la data de la factura, el nom del venedor o el número de codi i el número de llicència del contractista o d'identificació fiscal, si escau. Creeu columnes que permetin omplir quantitats, descripcions i preus dels articles venuts i una línia de comanda per afegir impostos a les vendes i calcular un total. Deixeu un espai per a les notes.
Sigues específic
Quan s'especifiquin els serveis o els articles venuts, sigui específic. Incloeu números de parts, codis de referència o descripcions que deixin clar que vostè i el vostre comprador fan referència a la factura. Reduzca el treball per hora i incloeu descripcions dels serveis realitzats. Això us ajuda a fer el seguiment del producte d'inventari i de treball i permet al client veure una llista detallada del que se li cobra. En el cas d'una disputa, la factura pot aclarir els malentesos i ajudar-vos a evitar retards de pagament. Si hi ha un número de comanda de compra o un codi d'autorització del comprador implicat en la transacció, incloeu-ho també.
Anar online
Creeu una versió electrònica de la vostra factura comercial perquè els processos de facturació siguin més ràpids i eficients. Les factures que es generen i enviïn electrònicament mitjançant correu electrònic també es poden fer efectives, especialment si sol·liciteu un "rebut de lectura" per fer un seguiment quan el destinatari hagi rebut i obert el document. D'aquesta manera s'eviten possibles reclamacions d'una factura que es perd en el correu. Si envieu factures en paper, incloeu un sobre franquejat per encoratjar el pagament ràpid.
Proporcioneu opcions de pagament
Nota sobre la factura quan es faci el pagament, i enumera les penes o els càrrecs per retards en el pagament. Incloeu indicacions sobre com es pot pagar la factura, com ara opcions en línia, xec corporatiu, xec de caixa, ordre de diners o targeta de crèdit corporativa. Proporcioneu el número directe al vostre departament de comptabilitat en el cas que un client vulgui realitzar un pagament en forma de targeta bancària o de dèbit per telèfon.
