Els empleadors utilitzen el formulari IRS W-4 d'un empleat per determinar la quantitat d'impost sobre la renda federal per retirar els seus salaris. Aquest formulari proporciona a l'empresari l'estat civil i el nombre de dependents que reclama l'empleat. L'empresari també pot retenir una quantitat addicional de dòlar, tal com especifica l'empleat. Aquesta forma vital sol incloure's en la documentació completada per empleats de nou contracte.
Requisits
Els empresaris han de tenir un W-4 completat en el fitxer per a cada empleat. Aquest formulari s'ha de completar abans que un empleat comenci a treballar i es faci efectiu durant el primer període de pagament de l'empleat. Els formularis també estan disponibles en espanyol. Un empresari pot rebre formularis W-4 de forma electrònica.
Caducitat
Els formularis W-4 no caduquen; continuen vigents fins que l'empleat completi una altra W-4. Els empleats que no estan obligats a tenir impostos retinguts han de completar un nou W-4 abans del 16 de febrer cada any. Si l'empleat no torna a enviar un W-4 continuant el seu estat exempt, l'empresari ha de retirar l'impost sobre la renda com si estigués solter sense dependents.
Revisió de l'IRS
L'IRS pot sol·licitar inspeccionar els formularis W-4 de l'empresari. Si l'IRS envia un representant a l'oficina d'un empleat, examinarà els formularis W-4 originals per a alguns o tots els empleats del negoci. Alternativament, l'IRS pot demanar a l'empresari que envieu còpies en paper o electròniques dels formularis W-4 per a treballadors selectes o la plantilla de tot el personal. Després de la revisió, l'IRS pot informar a l'empresari que un empleat no té dret a la retenció que havia reclamat. L'avís enviat per l'IRS informarà a l'empresari de la retenció correcta per a aquest empleat i la data en que l'empresari hauria de passar a aquesta retenció.
Formes substitutives
Un empresari pot utilitzar una forma de disseny propi com a suplent, sempre que contingui el llenguatge exacte com el formulari IRS W-4. El formulari de substitució és obligatori per complir tots els requisits de l'IRS. Els formularis W-4 dissenyats per l'empleat no són vàlids.
Els formularis W-4 es poden descarregar des del lloc web de l'IRS o per telèfon: (800) 829-3676. Els formularis també es poden comprar a granel de les botigues de subministraments d'oficines.
