Les empreses han de mantenir registres precisos de compres, despeses, diners deguts i altres factors comptables. Tradicionalment, les empreses han seguit els registres comptables manualment, que podrien trigar molt temps i ser cares de completar. A mesura que les empreses es dirigeixen cada vegada més als sistemes comptables computats, podeu començar a preguntar-se si aquesta és la decisió financera adequada per a la vostra empresa. Conegueu els pros i els contres de la comptabilitat computada per determinar si pot ajudar-vos a créixer el vostre negoci.
Precisió
La comptabilitat computada redueix el marge d'error humà, comportant menys errors i una major precisió en el seguiment de les finances de la vostra empresa. Atès que els ordinadors realitzen funcions de comptabilitat bàsiques, hi ha menys probabilitats que els errors humans simples produeixin problemes de comptabilitat greus. L'exactitud és un dels principals avantatges de la comptabilitat computada, ja que les empreses han de basar-se en càlculs correctes per prendre decisions empresarials informades.
Accés
Un major accés és un altre professional relacionat amb la comptabilitat informatitzada.Tenir registres precisos i rastreables augmenta la credibilitat amb els inversors externs i els socis comercials; les empreses poden compartir de manera segura i eficient els registres seleccionats amb parts rellevants compartint un enllaç, un codi d'accés o un fitxer electrònic. Les dades de nombrosos departaments d'empreses es poden compartir fàcilment per obtenir més transparència i un major accés a la informació durant la presa de decisions. Més d'una persona pot veure i manipular registres comptables informatitzats sense el risc que suposa la realització de múltiples còpies de documents financers delicats.
Rendició de comptes
Un altre pro per a la comptabilitat computada és un augment de la rendició de comptes. Quan els fitxers comptables es guarden i fan còpies de seguretat de forma electrònica a un disc dur extern o a un sistema informàtic fora de lloc, hi ha menys risc que els registres es destrueixin o es perdin en un incendi, danys a les inundacions o frenesí de neteja. Els registres empresarials ben conservats i precisos us poden estalviar temps i diners durant les auditories, ja que la informació hauria de ser fàcilment disponible.
Límits
No obstant això, la comptabilitat computada té els seus límits. Un dels conceptes relacionats amb la comptabilitat computada és que, tot i que els programes de programari poden estar equipats per executar avaluacions sofisticades dels registres financers, encara necessitarà un coneixement humà empresarial que entengui el programari i les seves capacitats per autoritzar informes. L'exactitud continua sent un problema quan els humans encara han d'introduir les dades en camps obligatoris. Les comes o punts decimals incorrectes poden provocar greus errors de comptabilitat, tot i els mecanismes de programari dissenyats per detectar errors.
Diners
Una altra con associada a la comptabilitat computada és el cost de comprar ordinadors i programari de comptabilitat suficients. Els diners estalviats de pagar els empleats llargues hores per registrar manualment la informació de comptabilitat es poden perdre fàcilment en comparació amb l'alt cost dels comptadors altament qualificats familiaritzats amb el programari. Les companyies de programari surten regularment de sistemes comptables nous i actualitzats que poden ser cars però que es consideren necessaris a causa de la vulnerabilitat a errors del sistema o accessibilitat dels pirates informàtics en versions anteriors.
