El canvi de la comptabilitat manual a la informàtica és un procés pas a pas que es pot aconseguir fàcilment i de forma eficient. Si és el final de l'any fiscal, podeu començar amb el començament del nou any fiscal. No és necessari introduir dades de períodes anteriors, excepte els estats financers de final d'any. Si no és el final d'any, heu de decidir si voleu esperar fins al final de l'any o introduir al sistema totes les dades detallades fins a aquest punt de l'any.
Investigueu i decidiu els equips informàtics que necessiteu per al vostre sistema comptable informatitzat. La majoria dels ordinadors actuals tenen la capacitat d'un paquet de comptabilitat fora de plataforma per a una petita empresa. Assegureu-vos que l'ordinador tingui un disc dur amb diversos gegants d'espai d'emmagatzematge. A mesura que passa el temps, els registres automatitzats creixeran i voleu que l'ordinador duri uns quants anys. També voldrà processar textos i fulls de càlcul, així com la capacitat d'Internet i correu electrònic.
Configureu els vostres equips informàtics i estableixi la vostra connexió a Internet. Aquest pas és important perquè tots els paquets de programari de comptabilitat disposaran d'ajuda en línia si teniu problemes. També, com a part de la configuració del vostre ordinador, estableix un mitjà per fer una còpia de seguretat dels vostres fitxers. Heu de fer còpia de seguretat de les vostres dades cada dia o, encara més sovint, quan feu servir alguna cosa crítica. Els fitxers es poden fer còpies de seguretat fàcilment en unitats portàtils. És important adonar-se que un sistema de comptabilitat és una base de dades a partir de la qual es recupera informació quan és necessari.
Investigueu i decidiu quin paquet de programari de comptabilitat és el millor per al vostre negoci. La majoria de les empreses petites estan bé amb un paquet de programari fora de la caixa, com ara QuickBooks o Peachtree.
Configureu el paquet de programari seguint els menús integrats. Establir un quadre de comptes per al vostre llibre general. Configureu els vostres comptes bancaris i afegiu-hi la informació necessària sobre els vostres venedors i els vostres clients.
Introduïu les dades detallades de transacció necessàries per actualitzar els llibres compilats. Haureu d'introduir els estats financers de final de curs de l'any anterior com els vostres saldo inicials per a l'any en curs. A continuació, introduïu les dades detallades de la transacció de cada mes de l'any en curs fins que estigueu actualitzat. Si és el final d'any, simplement configureu els saldos inicials per al nou any i feu el treball, introduint dades de comptabilitat com a operacions i esdeveniments. Ara esteu operant en un sistema comptable informatitzat.
Decidiu si voleu que els estats financers de l'any anterior entrin al sistema. Per tal d'oferir un historial als registres informatitzats, podeu afegir els estats financers d'anys anteriors. Podeu fer-ho mensualment, trimestral o anualment per diversos anys. No cal afegir les dades de transaccions detallades a la història, però hauria d'haver un camí que torni als registres manuals.
