Les empreses organitzen seminaris per formar o presentar informació als empleats, clients, inversors i socis comercials. Els organitzadors utilitzen una varietat d'activitats de presentació, incloent conferències, presentacions magistrals, sessions de preguntes i respostes, taules rodones, sessions de descans, vídeos i presentacions de diapositives, per atraure el públic i assolir els seus objectius.
Objectius del seminari
Els objectius del seminari determinen l'elecció de les activitats de presentació. En un seminari de formació, per exemple, el presentador pot desitjar desenvolupar coneixements o comprendre un tema. Una conferència recolzada per diapositives o vídeo i descans o sessions de preguntes i respostes seria una activitat adequada. Si l'objectiu és desenvolupar habilitats, el presentador també hauria d'incloure demostracions. Un seminari per comunicar informació important, com ara un anunci de producte nou, resultats financers o una fusió, hauria d'incloure una presentació de claus, una taula rodona i una sessió de preguntes i respostes.
Conferències magistrals i presentacions magistrals
L'activitat de presentació més bàsica és una xerrada o conferència d'un expert en temes. Si hi ha una sèrie de presentadors en un seminari, alguns poden donar presentacions magistrals. Les notes principals són presentacions que abasten els temes més importants i que generalment són donats per alts executius o personalitats destacades de la indústria. Mentre les conferències i les notes principals proporcionen informació, són una forma de comunicació unidireccional i confien en parlants competents per atreure l'atenció del públic.
Material de suport per a altaveus
Les diapositives, els vídeos i altres ajuts visuals, com ara gràfics i diagrames, ajuden els presentadors a explicar conceptes complexos o fer que les dades siguin més clares. Les diapositives han de ser senzilles i desglossades perquè l'espectador escolti el presentador, en comptes de llegir la informació a la pantalla. Apple Corporation recomana deixar vídeos breus en presentacions més llargues per retindre l'atenció del públic.
Sessions de ruptura
La introducció de sessions de dissolució augmenta la participació de l'audiència en un seminari, ajuda a reforçar el contingut de la presentació i proporciona als organitzadors comentaris immediats sobre sessions de seminaris. Els grups petits es reuneixen en àrees separades, dins o fora de la sala de seminaris principal. Discuteixen el contingut de les presentacions i informen les seves opinions a la resta de l'audiència. Una empresa que presenti un nou producte a la seva força de vendes, per exemple, podria demanar als representants de vendes que debatin i proposin maneres de presentar el producte als clients durant la sessió d'abandonament.
Taules rodones i Sessions de preguntes i respostes
L'organització d'una sessió de taules rodones durant un seminari ofereix a l'audiència l'oportunitat d'escoltar les opinions de diferents experts que discuteixen un tema important. Idealment, els participants haurien de provenir de diferents orígens o mantenir visions oposades per donar a l'audiència una perspectiva equilibrada. Presentar una sessió de preguntes i respostes permet que el públic pugui obtenir més informació sobre un tema des de la seva pròpia perspectiva. Els organitzadors poden convidar preguntes des del pis després de cada sessió de seminari o demanar a l'audiència que presenti preguntes abans del seminari, i els presentadors responen durant una sola sessió. El primer enfocament ajuda a construir un diàleg entre l'audiència i els presentadors, però pot provocar problemes amb els horaris del seminari si les sessions de Q & A s'excedeixen.
