En el negoci, estem dins i fora de reunions, durant les quals prenem moltes decisions. Al final d'una reunió, els minuts de reunió capturen les decisions per assegurar que tots els assistents prenguin mesures addicionals. Els minuts de reunió abarquen tot l'aspecte d'una reunió, des de la llista d'assistents i l'ordre del dia fins a les accions a prendre i les decisions per fer reunions addicionals. L'ús de passos específics per establir minuts de reunió garantirà que el vostre equip, companys i administradors coneguin els temes de discussió i les expectatives d'altres accions.
Utilitzeu l'agenda de reunions com a guia per escriure els minuts de la reunió. L'agenda de la reunió és la guia de la reunió. Actualitza els assistents i els permet conèixer els objectius, els seus rols per aconseguir-los i quins elements específics se'ls assignen. Ja que la reunió es basa en una agenda, l'agenda es converteix en la guia per escriure les actes.
Descriviu breument els rols dels assistents a la reunió o els projectes pendents de discussió. Expliqueu el paper de cada assistent per ajudar els no assistents a saber qui va assistir per a quin departament i amb quins fins específics. Descriure els rols dels assistents garanteix que cada persona assisteixi a la reunió amb finalitat. Els rols dels assistents són importants per al facilitador de la reunió i els assistents, de manera que els debats continuen sense interrompre els temes anteriorment discutits.
Destaca els objectius de la reunió indicant-los clarament. Per exemple: prendre decisions, recollir idees o actualitzar l'equip en progrés. Els objectius del llistat ajuden els lectors a comprendre clarament el propòsit de la reunió. La part objectiva o objectiva és la lectura de molts alts directius; si no necessiten participar en els objectius, no es necessita cap més lectura. Si un directiu té un interès creixent en els objectius, pot optar per assistir a la propera reunió.
Escriviu les decisions preses a la reunió. Tingueu en compte totes les decisions preses i discutides per determinar l'agenda de la propera reunió. L'elaboració de les decisions permet que els assistents i no assistents revisin si es requereixen activitats de seguiment per a les quals es puguin preparar. Les decisions que es ressalten a la reunió es tractaran a menys que es necessiti un debat addicional en una altra reunió, que seria una decisió en si mateixa. Capturar i compartir les decisions preses en una reunió són fonamentals per a minuts precisos i útils.
Escriviu tasques "Següent pas" amb el nom d'un home responsable al seu costat. Aquests passos permeten que el preparador de la reunió es prepari per a la propera reunió, així com per als assistents i no assistents que coneguin el que són responsables de la reunió posterior. D'aquesta manera, els individus es preparen per a la propera reunió, ja sigui completant les seves tasques o delegant-les en una altra persona que les pugui completar i assistir a la propera reunió.
Envieu un esborrany dels minuts de la reunió als assistents. El projecte permetrà als assistents editar els minuts mitjançant l'actualització de les notes, els passos i les decisions següents. Un esborrany de revisió garanteix que tota la informació s'ha capturat correctament i que els individus gestionen les tasques que se'ls assignen o el departament. Com a part del projecte de procés de revisió, proporcioneu un termini per a tots els assistents en els comentaris. Si no es reben cap edició, totes les parts accepten l'acta.
Envia els minuts de la reunió. Un cop recollits tots els comentaris, envieu els minuts de la reunió a totes les persones que han estat convidades a la reunió. Copieu altres empleats o assistents que necessiten ser informats. Els minuts hauran d'enviar-se en un termini de 24 hores des del final de la reunió o 12 hores abans de la propera reunió, el que passi primer.
Consells
-
No s'ha de capturar tota la informació en els minuts de la reunió, els aspectes més destacats són suficients. Els minuts de la reunió són efectius quan resumeixen la reunió amb decisions i responsabilitats. Si faciliteu la reunió, pregunteu a algú que prengui notes per a l'equip.
