Els treballadors que realitzen serveis amb contracte o amb independència han de cobrar el pagament un cop finalitzat el treball. El mètode més comú és crear una factura de servei per enviar-se als clients, esbrinar els serveis que s'han completat i els costos associats. Un sistema de facturació organitzat permet als contractistes independents realitzar un seguiment de tots els pagaments pendents que es paguen i calcular amb precisió els ingressos de tancament de l'exercici per a la presentació d'informes fiscals. Les persones que no utilitzen programes de comptabilitat de petites empreses com QuickBooks o Peachtree per generar factures poden crear fàcilment a través de Microsoft Office.
Examineu la llista de plantilles de factures en blanc disponibles a través de Microsoft Office visitant el seu lloc web, seleccionant "Plantilles" a la part superior de la pantalla, escrivint "Factura de servei" al camp de cerca i fent clic al quadre "Cerca". Els resultats de la cerca inclouran diverses plantilles descarregables per al seu ús amb Word o Excel.
Seleccioneu una plantilla de factura i feu clic al botó "Descarrega" per descarregar la plantilla a l'ordinador. Assegureu-vos de descarregar una plantilla compatible amb la versió d'Office instal·lada al vostre PC. Aquesta informació es pot trobar a l'àrea "Detalls" de la plantilla que esteu visualitzant. Un cop finalitzada la descàrrega, la plantilla s'obrirà automàticament amb Word o Excel.
Personalitzeu la factura introduint el vostre nom o el nom de la vostra empresa a la part superior, juntament amb un logotip empresarial opcional. Incloeu la màxima informació de contacte possible, com ara l'adreça empresarial, el número de telèfon, el número de fax, l'adreça electrònica i el lloc web.
Assigneu un número de factura exclusiu per a finalitats de seguiment i incloeu la data actual a la part superior. Aquesta informació s'ha de conservar per mantenir registres i realitzar un seguiment.
Introduïu una descripció dels serveis realitzats al cos de la factura i incloeu una llista detallada dels càrrecs o despeses. L'import total de tots els treballs realitzats, incloses les peces i el treball, s'haurà d'incloure clarament a la part inferior.
Incloeu les instruccions de pagament i els termes de la factura per tal que el client sàpiga quan es faci el pagament i la manera adequada d'enviar fons. Els termes de la factura típics es poden comunicar indicant "Data de venciment del pagament: 15 d'octubre de 2011" o "Pagament vençut dins dels 60 dies posteriors a la data de la factura". Les instruccions haurien d'incloure tots els mètodes en què el client pugui presentar un pagament, com ara enviar un xec o enviant un pagament en línia.
Envieu la factura al client de manera oportuna per garantir el temps adequat per enviar el pagament. A mesura que es reben els pagaments, actualitzeu els vostres registres per marcar-los com a pagats, ja que aquesta és la quantitat que s'hauria de reclamar com a ingressos i es reflecteix en el Formulari 1099-MISC del Servei d'Impostos Interns (IRS).
Consells
-
Els contractistes amb més de $ 600 d'ingressos són obligatoris per informar els ingressos a l'IRS.
Oferir un incentiu com ara un descompte per al pagament anticipat pot augmentar la seva puntualitat.
