Per a qualsevol organització, celebrar una dedicació a l'edifici és la culminació d'anys de treball i planificació. Hi ha moltes maneres de planificar aquesta commemoració. Gaudeix del temps dedicat creativament a decidir quins components són més adequats per al vostre esdeveniment. Hi haurà un tall de cinta? Què passa amb un dinar? Voleu incloure un component religiós? Moltes d'aquestes idees poden dependre del vostre pressupost, però val la pena explorar. Una vegada que tingui algunes pautes establertes, comenceu el procés de planificació.
Estableix la data amb diversos mesos d'antelació. Coordineu amb el vostre contractista de la construcció en una data prevista de finalització. Comproveu les normes locals de construcció: és possible que necessiteu un certificat d'ocupació que s'emetrà abans de poder allotjar legalment un esdeveniment al nou edifici. Si teniu previst fer una celebració a tota la comunitat, consulteu els calendaris d'altres grups o institucions per tal que no supereu les dates principals.
Prepara la llista de convidats diversos mesos abans. Notifiqueu els VIP convidats de la data i feu-los saber que us reservaran places d'aparcament i seients especials per a ells. Estimar el nombre de persones que assisteixen: Mireu atentament la vostra llista i la probabilitat que assisteixin. Normalment, com més gran sigui la llista de convidats, menor serà el percentatge d'assistència. Per a les llistes de 500 o més convidats, l'assistència del 25 per cent és un pressupost inicial. Els hostes són un recurs informat per estimar el nombre de convidats que assistiran.
Diversos mesos d'antelació, convida els membres del clergat i altres oradors que esperem que participin al servei.
Envieu les notificacions "guardar la data" per correu a la llista de convidats completa fins a dos mesos d'antelació.
Reserve i trobar-se amb el proveïdor tan aviat com sigui possible. Pren decisions sobre planificació espacial, menú, necessitats d'equipament, estacionament, arranjaments florals i personal de servei.
Lloguer d'equips de llibres i serveis. Comença a tenir reunions de planificació per a cadascun d'ells amb diversos mesos d'antelació. Aquests poden incloure equips (cadires, taules, roba de llit, escenari, sistema de so i podi), valet, floristes, músics, impressores i fotògrafs. Comenceu a treballar amb qualsevol mitjà que pugui cobrir l'esdeveniment.
Invitacions de correu tres setmanes abans de l'esdeveniment. Adreça de mà si és possible.
Torneu a confirmar amb els proveïdors de serveis dues setmanes d'antelació i comproveu tots els detalls. Feu un calendari detallat d'esdeveniments per al dia de l'esdeveniment i distribuïu-lo als proveïdors de serveis. Inclou informació de contacte amb números de telèfon mòbil. Els programes o comandes de servei haurien d'anar a la impressora dues setmanes abans de l'esdeveniment.
El dia anterior a l'esdeveniment, es reserva aparcament per a VIP, clergat i catering amb cons de trànsit i signes d'estacionament reservats. Recollida de programes / comandes de servei des de la impressora. Rebeu articles de lloguer i comenceu la configuració. Torneu a contactar amb els membres dels mitjans de comunicació i reserveu-los si és necessari.
El dia de l'esdeveniment, treballeu el pla i depengui dels professionals que hagi contractat per fer els seus llocs de treball.
Consells
-
Dissenyeu la dedicació per a honrar la intenció de l'edifici. Per exemple, els estudiants podrien tenir un paper significatiu en la dedicació d'un nou edifici escolar, o convidats a llançar llavors de flors silvestres en la dedicació d'un centre de jardí públic. Si es va donar diners per al nou edifici, planeja tenir una festa privilegiada "donant-se la vista" als donants la nit anterior a la dedicació.
