Escriure una política de compra pot semblar una pèrdua de temps, especialment en una empresa petita. Però tenir una política formal que comprenguin tots els empleats us ajudaran a assegurar-vos que gasteu els vostres diners operatius amb prudència. A mesura que creix, les polítiques escrites seran crítiques per al seu èxit. Escriviu la vostra política de compra amb els qui l'usaran. Si no són capaços d'entendre la política, o si el procés és massa complicat o difícil, els empleats es frustraran i són més propensos a cometre errors o ignorar intencionalment la política per fer el treball.
Decidiu qui tindrà autoritat per fer compres per part de la companyia. Estableix els límits de l'autoritat de compra i determina qui aprovarà les compres sobre aquests límits.
Escriviu pautes per a la selecció del proveïdor. Determineu com funcionarà el procés d'oferta i quantes ofertes s'han d'obtenir per a cada oportunitat. Expliqueu tots els criteris que els compradors haurien d'utilitzar per avaluar les ofertes. Els criteris poden incloure el preu, la qualitat, l'assegurança, la durada de l'operador del venedor i molt més.
Indiqueu les circumstàncies en què els empleats poden contractar. Escriure el procés d'aprovació del contracte i assignar autoritat per a la signatura del contracte. Establir un límit màxim de contracte. Escriviu la freqüència amb què cal avaluar els contractes de serveis habituals.
Establir regles sobre l'acceptació de regals i menjars dels venedors. Algunes empreses permeten àpats però no regals, mentre que altres empreses permeten regals fins a un determinat valor en dòlars. Algunes empreses permeten regals en grup, però no regals personals i alguns prohibeixen que el venedor regali per complet.
Esborreu una política de conflicte d'interessos. Algunes empreses prohibeixen que els empleats adquireixin proveïdors en els que tenen un interès: altres estenen la prohibició a empreses en què un amic o familiar pertanyen a un interès. Encara altres no apliquen cap restricció.
Establir directrius de confidencialitat. Detalli quins tipus d'informació es consideren confidencials i s'estableix un període de temps durant el qual els empleats en possessió d'aquesta informació estan prohibits d'alliberar-lo.
Expliqueu el vostre sistema de comandes. Doneu instruccions per redactar i emetre comandes de compra. Si el vostre sistema informàtic permet establir nivells mínims d'existències i compra d'alertes quan s'arribi a aquests nivells, expliqueu com fer-ho. Si els vostres magatzems comercials usen un codi de barres o un altre sistema informàtic, proporcioneu instruccions sobre com canviar els productes existents i configurar-ne de nous.
Documenta la política que altres empleats, com ara la recepció de personal, usaran per fer que els agents de compra tinguin coneixement dels enviaments faltats, danyats o incorrectes.
Consells
-
És possible que vulgueu que un advocat revisi qualsevol document del contracte abans de signar-lo.
Polítiques d'impressió al paper del logotip.
Avís
Les empreses comercialitzades normalment tenen polítiques estrictes de conflicte d'interès. Consulteu un advocat si està escrivint una política de compra d'una empresa pública.
