Els manuals de procediments són un document important per a empreses de qualsevol mida.El manual del procediment és la "manera de" guiar a proporcionar uniformitat i coherència a l'hora de fer front a les tasques diàries d'operar un negoci. El contingut depèn del tipus de manual de procediment que s'està dissenyant. Les operacions són estandarditzades, les decisions són més fàcils de fer, ofereixen control de qualitat i rendició de comptes.
Desenvolupament del manual de procediments
Identifiqueu el propòsit del manual del vostre procediment. Tingueu en compte els problemes i objectius que s'han d'incloure al manual. Recopileu la informació necessària per escriure el vostre manual de procediments, incloeu-hi aspectes legals, de seguretat i altres relacionats amb la vostra indústria.
Escriu el projecte manual de procediment començant per un esquema. Els temes poden incloure "Finalitat", "Referències", "Termes", "Polítiques", amb una taula de continguts i portada. Utilitzeu un llenguatge clar i conciso, aclareixi els termes quan sigui necessari, contemple els resultats esperats dels manuals de procediment.
Reviseu el manual del procediment amb la gent que efectua i altres que participen en la implementació. Posar el manual a prova per part d'algú que no estigui involucrat amb el desenvolupament. Identificar les àrees febles, la necessitat de millora i els buits.
Reescriu el manual del procediment basat en l'ús del procés i les notes realitzades. Prova del text final per errors i omissions. Enviar per a la seva aprovació si és necessari. Definiu una data de revisió per revisar i actualitzar el manual del procediment.
Envieu el manual de procediments per imprimir. Implementeu el manual de procediment distribuint còpies segons sigui necessari. Realitzeu la revisió de la qualitat de forma setmanal i trimestral, realitzant ajustos segons sigui necessari.
Consells
-
Escriviu el vostre manual de procediments utilitzant un llenguatge que sigui inequívoc creant continguts que siguin clars, en context i coherents. Utilitzeu oracions accionables, descrivint els processos en un llenguatge i format d'ús fàcil. Permet que l'usuari realitzi una auditoria i proporcioneu un formulari de comentaris i suggeriments.
