Si alguna vegada ha buscat un empleat i finalment va descobrir -després de preguntar a tres persones diferents- que està de vacances o per dinar, un full d'inici de sessió de treball pot ser un valuós estalviador de temps. Els fulls d'inici de sessió de treball poden ser útils per controlar els viatges i els treballs dels empleats, així com un mètode informal per al seguiment del temps dels empleats per calcular els xecs de pagament. A més, podeu utilitzar fulls d'inici de sessió per determinar quins projectes treballen els empleats actualment.
Determineu el propòsit del full d'inici de sessió de treball. Designeu un membre del personal de recursos humans per mantenir la precisió, la integritat i l'emmagatzematge dels fulls d'inici de sessió de treball. Alguns fulls d'inici de sessió són per a finalitats puntuals que la nòmina utilitza per calcular els salaris, per tant, és essencial que es mantinguin com a registres oficials igual que altres registres d'ocupació. Altres fulls d'inici de sessió són útils per indicar quins empleats estan en el treball i en el local i qui està fora de l'oficina o de vacances. Si utilitzeu fulls d'inici de sessió a més dels registres de temps oficials, no és tan important emmagatzemar els fulls d'inici de sessió com a part de la nòmina oficial i els registres d'ocupació de la vostra empresa.
Obtenir un cens d'empleats i classificar els empleats per rang o posició, departament i títol de treball. En funció del que vulgueu aconseguir mitjançant el seguiment dels empleats que inicien la sessió, és possible que vulgueu creuar administradors d'alt nivell i executius de la llista. Si la llista és per a assistència o per determinar quins certs empleats es troben dins o fora de l'oficina, deixeu la llista intacta amb els noms de tots els empleats. Si el vostre propòsit és delegar tasques de treball, determineu si els empleats han d'estar privats de les assignacions de treball per a directius i executius i revisar la vostra llista d'acord amb això.
Ordeneu els empleats segons el calendari de torns o treballs. Per exemple, creeu tres llistes separades o fulls d'inici de sessió si la vostra empresa té una operació de 24 hores. Els noms dels empleats s'han d'ordenar per torns de dia, vespre i tarda.
Escrigui els noms dels empleats, primer per departament i després per ordre alfabètic, a l'eix vertical del full de càlcul. Per exemple, al marge esquerre de l'eix vertical, indiqueu "Recursos humans" i els noms dels empleats de recursos humans per sota del nom del departament.
Escrigui els encapçalaments a les columnes al llarg de l'eix horitzontal del full de càlcul. Si no incloeu els noms del departament a l'eix vertical, creeu una columna a la dreta del nom de cada empleat per incloure el departament en què treballa el treballador. Seguiu amb encapçalaments de columnes com ara "Número d'identificació d'empleat" i una columna per a " Fora de l'oficina ". Per fer un seguiment de les hores diàries, escriviu" Temps d'espera "i" Temps d'espera ", seguit de dues columnes idèntiques per a" Temps d'espera "i" Hora d'espera "per gravar la durada del menjar. Considereu una altra columna a l'extrem dret del full de càlcul per obtenir notes o informació addicional, com ara tasques de projecte o treball.
Publica els fulls d'inici de sessió de treball en un lloc visible a l'entrada d'un empleat i substitueix-los diàriament o de manera necessària.
Avís
Si els números d'identificació dels empleats són els mateixos que els de la Seguretat Social, manteniu la confidencialitat de la informació dels empleats i no incloeu aquesta columna al vostre full de càlcul. Utilitzeu el vostre criteri independent en la vostra decisió d'incloure qualsevol altra forma de numeració d'empleats.
