Les organitzacions sense ànim de lucre estan sota escrutini d'una varietat d'interessats a causa de la seva dependència de donacions benèfiques o perquè tenen estat exempt d'impostos. Per assegurar que les pràctiques de compra passin a ser aprovades pels mitjans de comunicació, els donants, el Servei d'Impostos Interns o altres grups d'interès interessats, és important crear polítiques d'adquisició que evitin possibles conflictes d'interès o manca de transparència.
Ofertes múltiples
Algunes organitzacions sense ànim de lucre requereixen que les compres per sobre d'un cert nivell de dòlar es posin a l'abast, amb l'organització que rep ofertes múltiples per a diferents venedors. Això ajuda a reduir la probabilitat que un agent de compres, el cap de departament o el director executiu puguin premiar un contracte a un amic, familiar o associat de negocis que ofereixi una recompensa personal o suborn personal. Això també evita que un proveïdor de llarga data augmenti les tarifes o redueixi els serveis cada any perquè sap que no té competència.
Oferta baixa vs millor oferta
La vostra política de compra pot requerir que la vostra empresa obtingui l'oferta més baixa en projectes, serveis o mercaderies, o que us permeti obtenir la millor oferta. La millor oferta podria no ser la més barata, però podria proporcionar un millor valor a l'organització. Per exemple, una empresa de màrqueting esportiu podria oferir una cursa de carrils de 10 quilòmetres de caritat per una tarifa més baixa que una altra empresa, però el millor postor podria tenir més experiència en curses de carreteres i tenir més contactes que podrien comprar patrocini. En alguns casos, una organització sense ànim de lucre pot permetre que un contracte adquireixi un negoci diferent al de l'oferta més baix, sempre que el contracte estigui dins d'un determinat percentatge de l'oferta més baixa i l'agent de compres, el cap del departament o la direcció poden mostrar motius pels quals l'oferta més baixa no és la millor oferta.
Sol·licituds de propostes
Com a part de la vostra política de compra, creeu i emeti una sol·licitud de propostes per a projectes, serveis o béns més grans que una quantitat específica de dòlars. Un RFP és un procediment estàndard que utilitzen les empreses que comunica als possibles licitadors els mateixos requisits objectius per a un contracte. Les RFP ajuden a les empreses sense ànim de lucre a fer que les pomes a les comparacions de les ofertes.
Conflicte d'interessos
Per evitar el favoritisme o l'aparició de favoritisme, pregunteu als membres del consell i al personal directiu si tenen amics, familiars o socis comercials que venen béns o serveis que compra. Moltes empreses sense ànim de lucre tenen polítiques que prohibeixen l'organització de transaccions comercials amb empreses que tenen vincles estrets amb els principals grups d'interès. Abans d'aprovar grans contractes, compartiu els noms dels possibles socis comercials amb els vostres grups d'interès clau per determinar si algun d'ells té un conflicte.
Transparència
Atès que les empreses sense ànim de lucre no estan en competència amb altres empreses per obtenir beneficis, tenen més llibertat de revelar informació comercial amb el públic. Feu que la vostra política de compra estigui disponible al públic al vostre lloc web. Incloeu informació sobre grans compres a l'informe del tresorer que se us ha donat al vostre consell d'administració a les reunions de la junta.
Sostenibilitat
És possible que vulgueu donar preferència a les empreses que utilitzen pràctiques empresarials "verdes". Això pot incloure empreses que han declarat públicament i demostren iniciatives per reduir l'ús d'energia i aigua, reciclar, utilitzar materials orgànics i no tòxics o reduir l'envasament.
