La planificació d'una convenció amb èxit requereix conèixer els objectius estratègics de l'organització hoste abans de començar a treballar en la logística de reunions bàsiques. Utilitzant els vostres objectius estratègics, podeu planificar de manera efectiva com atraure els assistents que desitgeu, triar el lloc adequat, seleccionar els millors parlants i desenvolupar els serveis i activitats més atractius.
Definiu els vostres objectius estratègics
Els objectius d'una organització per a una convenció no són sempre els mateixos que els objectius de l'assistent de la convenció. Conegueu els motius de l'organització per acollir la convenció. Pot ser atraure i retirar membres, generar beneficis, proporcionar membres de la junta i del comitè amb un valor de vacances o generar publicitat multimèdia per a l'organització.
Establiu el vostre pla tàctic
Una vegada que conegui els seus objectius estratègics, estableixi els seus objectius tàctics per aconseguir-los. Aquests poden incloure l'elecció de seminaris i conferenciants per atreure tipus d'assistents específics, tenir una fira productora d'ingressos, afegir activitats de cònjuge per augmentar l'assistència, organitzar funcions socials com un torneig de golf o creuer fluvial, tenir un banquet de premis o fer un vot anual de la pertinença. El seu pla de màrqueting hauria d'incloure les estratègies publicitàries, relacions públiques, promocionals i socials per promoure la convenció.
Planifiqui el pressupost
Determineu els objectius financers de l'organització de la convenció i reviseu els vostres números. Podeu limitar-vos a un pressupost específic si la convenció és una despesa. És possible que l'organització tingui un objectiu de lucre o que se us permeti gastar en funció dels ingressos esperats. Crea projeccions basades en ingressos optimistes i conservadors d'inscripció i patrocini.
Contorn seva Agenda
A continuació, planifiqueu la vostra agenda d'esdeveniments. Tria la teva data, lloc i activitats. Moltes convencions tenen un tema que explica l'objectiu general de l'esdeveniment i ajuda a atreure els assistents. És possible que hagueu de sol·licitar informació sobre dates i ubicacions potencials del vostre tauler o assistents i realitzar visites al lloc a diversos llocs abans de triar-ne un. Reviseu informació sobre convencions anteriors per obtenir informació sobre llocs, assistència, rendiment financer i assistència i patrocinador. Creeu un calendari que comenci amb el registre d'assistents i es descrigui el calendari de cada dia.
Necessitats logístiques de recerca
Comenceu a contactar amb locals, conferenciants, càtering, opcions d'entreteniment, empreses audiovisuals, impressores i empreses de viatges. Determineu com gestionar màrqueting, registres, patrocinis, insígnies, check-ins, stands de fires, bosses de regals, llibres de programes i pàgines web. Enviar sol·licituds de propostes per a proveïdors externs, com ara centres turístics, càtering, camps de golf i agències de viatges. Junteu la llista i els costos del proveïdor desitjat.
Escriure una proposta
Prepareu un document que mostri a l'equip de bord o convenció el vostre pla per a la convenció. Inclogui la seva comprensió dels objectius de l'organització i com planeja complir aquests objectius. Proporcioneu una agenda de l'esdeveniment amb un calendari diari detallat. Presenta un pressupost complet. Expliqueu per què heu seleccionat el tema, la ubicació, els temes del seminari, els parlants i les activitats socials. Justifiqueu la vostra assistència, despeses i projeccions d'ingressos segons la vostra investigació.
