Els empleats incorren en despeses d'allotjament, àpats, transport i incidents: bugaderia, neteja en sec, estacionament i consells, quan els seus llocs de treball els allunyen de casa seva. Algunes empreses requereixen informes de despeses detallats acompanyats de rebuts documentant els diners gastats per retornar als seus empleats el que realment van gastar. Altres opten per nomenar una quantitat determinada que els empleats poden gastar durant els viatges de negocis. Nolo defineix tal "pagament d'un import fix per les despeses de cada dia d'un empleat o agent" com a "per diem".
Importància
Atès que el reemborsament de les despeses de viatge comporta implicacions fiscals per a l'empleat i l'organització, l'IRS ha establert un "procediment d'ingressos" que defineix les despeses i els informes periòdics admissibles. L'IRS permet dues opcions diàries: una "tarifa diària per a l'allotjament combinat i els costos dels àpats" o "un percentatge únic per als costos dels àpats en solitari". No obstant això, assenyala Assessor d'impostos, després de "el procediment d'ingressos no és obligatori" com el negoci "Pot utilitzar despeses reals admissibles" sempre que mantingui registres amb "justificació adequada".
Informació de tarifes
L'Administració de serveis generals, o GSA, estableix les taxes de cada dia per a ubicacions continentals dels Estats Units (CONUS). El Departament d'Estat actualitza els percentatges diaris mensuals per ubicacions estrangeres, mentre que el Comitè de Prevenció Per Diem, Viatge i Transports del Departament de Defensa dels Estats Units calcula les taxes periòdics cada any per a Alaska, Hawaii, Guam i altres llocs no continentals d'Estats Units. Les taxes de CONUS es poden trobar a la Publicació 1542 de l'IRS.
Tipus
Les taules de GSA per taula diuen les taxes d'allotjament, menjars i despeses addicionals - M & IE. L'IRS defineix M & IE com "tots els àpats; servei d'habitacions; rentat de roba, neteja en sec i premsat de roba i consells ". A més, la GSA presenta dues opcions per dia: una tarifa estàndard i la que es coneix com la taxa d'alta baixa. La tarifa federal estàndard assigna una quantitat de dòlar per ciutat continental als EUA continentals. La taxa d'alta baixa aplica una taxa a ubicacions de menor cost i una taxa diferent a ubicacions d'alt cost. Segons el Consell Evangèlic de Responsabilitat Financera, la taxa d'alta baixa requereix menys administració.
Documentació
Segons l'IRS, els reemborsaments diaris no són tributaris com a salaris si l'import pagat a l'empleat "és igual o menor que el percentatge de dietes federals", i l'empleat presenta un informe de despeses en un termini de 60 dies. Els informes de despeses han de tenir en compte el "propòsit comercial, la data i el lloc" del viatge.
Consideracions
La normativa de l'IRS limita cada dia per als treballadors autònoms als costos dels menjars. Igual que altres viatgers de negocis, els autònoms han de documentar el propòsit, el temps i la ubicació dels viatges. El procediment d'ingressos de l'IRS inclou els passos per calcular les despeses deduïbles relacionades amb els viatges de negocis per als empleats que no es paguen per als àpats i incidents comercials, segons l'assessor fiscal.
