Quan es faci una venda, tret que el client pagui immediatament el producte o el servei, la compra es configura com un compte de comptes que el client ha de pagar. Els comptes per cobrar són compradors de diners que una empresa i que es troba en el balanç com a actual actiu.
Gravació de comptes a cobrar
Les condicions de pagament d'un client es registren, generalment en un sistema de cobraments automatitzat. Per a la majoria de les empreses, els termes són estàndard. Un estàndard comú és "net de 30 dies", el que significa que el pagament total pendent es realitzarà en 30 dies. La majoria de termes inclouen un càrrec de demora si la factura no es paga a temps. Les despeses de pagament tardana poden ser un percentatge de l'import degut o una tarifa plana de pagament tardà o una combinació d'ambdós.
Facturació
En funció dels termes d'un client A / R, es crea una factura i s'envia al client. Les factures s'envien al client abans de la data de venciment del pagament per tal que el client faci un pagament. Moltes empreses imprimeixen i envien factures periòdiques setmanalment.
Sol·licitud de pagament
A mesura que es reben els pagaments, es registren i s'incorporen a un sistema automatitzat o es registren manualment en un full de llibretes. Els pagaments s'apliquen a l'import total que un client deu, deduït de l'import degut i calculat per mostrar el saldo restant.
Avisos de pagament vençuts i informes
Per als pagaments no realitzats després de la data de venciment, els clients reben un avís de pagament passat.
Per proporcionar la gestió de Comptes per cobrar amb informació sobre diners deguts i no pagats, es crea un informe de comptes per cobrar "envellit". Un informe "envellit" mostra el dòlar total que correspon a un interval de dates. Per exemple, l'informe mostra un import en dòlars que és de 30 dies vençuts, 60 dies vençuts i 90 dies vençuts.
La persona responsable de projectar el flux d'efectiu a l'empresa utilitza l'informe de Comptes per cobrar i la informació de la sol·licitud de pagament per mostrar els diners recaptats i quan es paga el pagament addicional. Aquesta informació s'utilitza per determinar els fons disponibles per executar el negoci i si es necessiten fons addicionals de fonts financeres, com ara bancs per a préstecs a curt termini.
Col·leccions
Els deutes pendents es realitzen seguint el departament de Comptes per cobrar (per a empreses més petites) o un Departament de Cobraments. Un administrador de col·leccions revisa els diners vençuts i l'activitat dels col·leccionistes, com ara el nombre de trucades de recollida realitzades i la quantitat recopilada.
Les activitats de col · leccions es poden subcontractar a una agència de cobrament si una empresa opta per no fer col·leccions a casa. Si les col·leccions internes no tenen èxit, es poden subcontractar els incobrables.
