Els voluntaris són la sang de vida d'una organització sense ànim de lucre. Moltes empreses sense ànim de lucre no tenen prou personal per executar una organització amb eficàcia perquè els voluntaris ompliran aquest buit. Les organitzacions que desenvolupen i destaquen polítiques i procediments per al seu programa de voluntariat i que defineixen els rols i les responsabilitats dels voluntaris obtenen els beneficis que acompanyen un programa voluntari de primer nivell.
Escriure una introducció. Incloeu el nom de l'agència, la declaració de la missió i els valors bàsics, una llista de membres del personal i una llista de membres del consell. Els voluntaris no només ajuden amb projectes sinó que també són ambaixadors per a la vostra organització. Han de saber com funciona l'agència i les persones que representen l'agència en una capacitat administrativa. També s'inclou informació sobre qui serveix l'agència, què fa per ajudar i els programes que admet.
introdueix l'agència als voluntaris en el primer paràgraf del manual i els acull amb beneplàcit. Tot i que els voluntaris no són personal remunerat, han de ser tractats amb respecte des del primer dia. Assegureu-vos de reconèixer el seu valor com a central de la missió de l'organització. Escriviu dues oracions breus per agrair als voluntaris per endavant el seu servei a l'agència i fer-los saber de quina manera són centrals per a la missió.
Creeu el manual en un format de 8 1/2 polzades per 11 polzades o preferiblement de 6 polzades per 9 polzades, per la qual cosa és fàcil de transportar i els voluntaris poden mantenir-lo a mà per a la seva referència. El manual també es pot col · locar en una carpeta de tres anells perquè les actualitzacions es puguin afegir fàcilment. Configureu polítiques i procediments d'una manera pas a pas utilitzant un llenguatge senzill i clar. No utilitzeu $ 10 paraules per fer punts. Els voluntaris provenen de tots els àmbits educatius, i el llenguatge del vostre manual hauria d'estar a un nivell educatiu que qualsevol pugui entendre.
Creeu descripcions de llocs de treball per a les posicions de voluntariat. Descriu els rols i les responsabilitats perquè els voluntaris puguin triar la posició que millor s'adapti als seus interessos. Les descripcions de feines ajudaran a la vostra agència a combinar voluntaris amb una oportunitat de voluntariat adequada. Les persones es fan voluntàries per diferents motius i tenen habilitats diferents. Una bona descripció del treball permetrà als voluntaris triar l'oportunitat adequada per a ells i per a la vostra organització. Afegiu exemplars de còpia de fulls d'inici de sessió, formularis de registre, etc. Les agències tenen seguiment de bases de dades per a les hores de voluntariat: els fulls de temps ajuden a fer que les hores de seguiment siguin més fàcils.
Descrigui els tipus de formació inicial i addicional disponible per al voluntari. Llista les dates d'orientació i com poden actualitzar les seves habilitats o aprendre noves. Desenvolupar un calendari de dates per a la formació i l'orientació. Informeu als voluntaris si necessiten signar una declaració de confidencialitat. Si ho fan, revisi la declaració amb ells, respongueu qualsevol pregunta i expliqui el motiu de la declaració. Durant les orientacions voluntàries, revisi acuradament el manual del voluntariat i permeti que els voluntaris facin preguntes. (Sempre és bo tenir refrescs simples a les orientacions voluntàries).
Descriu el procés de selecció de voluntaris. Feu-los saber si necessiten una verificació de fons, si la posició voluntària que trien té llicències especials, riscos, autoritzacions mèdiques, proves de TB, insígnies, etc. Si esperen conduir per l'agència, expliqui quin tipus d'assegurança han de fer, o qualsevol altra assegurança que caldria treballar com a voluntari per a la vostra agència.Expliqueu qualsevol problema de responsabilitat civil i tingui exempcions per signar si teniu posicions de voluntariat d'alt risc. Els voluntaris han de conèixer els riscos de certes oportunitats de voluntariat. Assegureu-vos d'incloure els formularis de la renúncia i durant l'orientació, expliqueu-ne els fonaments i oferiu als voluntaris l'opció de signar aquests formularis. Aquest procés protegeix l'agència en cas d'accident.
Expliqueu com els voluntaris poden optar als premis. Si l'agència compta amb un programa de reconeixement, esbossos quan es celebra, com l'agència reconeix voluntaris, si és un esdeveniment de gala, dinar o lliurament de premis especials i el codi de vestimenta d'esdeveniments. Si l'esdeveniment de reconeixement voluntari és una ocasió especial per als voluntaris, descrigui-ho perquè entenguin que el personal de l'agència es converteix en "voluntaris" d'aquest esdeveniment i els voluntaris es converteixen en convidats.
