La llista de control intern per als signants de xec varia entre organitzacions. Cada empresa ha de determinar un pla sòlid per a la gestió del risc per tal d'eliminar el potencial de deshonestedat i evitar el frau. Per a algunes entitats, el procés s'inicia amb l'ordenament de xecs i rangs d'emmagatzematge de xecs a l'exigència de dos signants o una aprovació especial per als xecs que superin un import determinat. Reviseu periòdicament les normes per garantir que abasten les millors pràctiques.
Política escrita
Inseriu per escrit les polítiques o controls interns que expliquen els controls dels controls per part de l'organització per demanar i rebre signatures. Eines de disseny que consisteixen en documents i registres per registrar totes les transaccions i esdeveniments d'escriptura de comprovació. Assegureu-vos que la instal·lació tingui un emmagatzematge adequat i els programes d'ordinador tenen una seguretat d'autorització adequada
Blank Check Stock
Moltes organitzacions tenen persones físiques o custodios que tenen la responsabilitat de mantenir la fitxa de control per fer una verificació en blanc. El procés pot comportar els següents passos: registrar la data de lliurament de xecs en blanc i indicar la seqüència de les comprovacions rebudes. Introduïu els números de verificació que falten al full de control. L'individu que rep el lot de xecs en blanc ha de datar i signar per a cada enviament. A més, registreu la data i la seqüència de comprovacions no utilitzades que es tornen a emmagatzemar. Verificar l'última verificació emesa; això assegura mantenir intacte la seqüència de verificació.
Xecs i equilibris independents
Els controls i els saldos independents fan les millors pràctiques quan es tracta de controls interns per als signants de xecs. Això inclou assegurar els imports dels xecs, la reconciliació té els imports correctes, inclosos els controls clericals, la comparació d'actius amb la responsabilitat registrada, els controls informatitzats. A més, reviseu la gestió dels informes comptables, com ara informes de seguiment de rutes avançats i altres informes automatitzats.
Crítiques administratives
De vegades, potser no és pràctic que una organització divideixi tasques; en aquest cas, l'administrador ha de realitzar revisions rutinàries per assegurar la integritat del procés d'escriptura de comprovació. Només registreu xecs amb la documentació adequada i assegureu-vos que l'individu que signi les comprovacions envieu els xecs des de l'oficina. Quan sigui possible, no retorni els xecs a la persona que manté els desemborsaments en efectiu i els comptes registrats a pagar. Com a qüestió de política, no faci comprovacions a compte de "Efectiu".
Comptes separats
Establir un mínim de dos comptes bancaris separats per a la vostra empresa. Diposiu tots els fons i rebuts del primer compte. Transfereix només fons suficients al segon compte per cobrir els controls que escriviu. Un membre de la junta o un altre membre designat hauria de tenir l'autorització per transferir fons al compte. A més, creeu un compte separat per a la nòmina; de nou, transferiu només la quantitat necessària per complir la nòmina.
Firmes
Alguns taulers poden requerir dues signatures en xecs. No obstant això, aconseguir dues signatures pot ser molest i requereix que s'hagi signat amb antelació xecs en blanc. Si la política no funciona per a la vostra organització, canvieu la política a un requisit d'un signant fins a un import determinat de dòlars. A més, configureu un dipòsit directe per als empleats i utilitzeu un servei de nòmina de tercers.
