Una sol·licitud de propostes és un document emès per una empresa, organització sense ànim de lucre o agència governamental que sol·licita respostes de proveïdors potencials als requisits que figuren. Tot i que les RFP varien en grandària, abast i forma, solen tractar temes similars. Normalment, un RFP dirà als proveïdors sobre l'entitat patrocinadora, el que vol obtenir i els termes i condicions per a la selecció. Una RFP sol · licita als proveïdors que expliquin per què estan capacitats per respondre, com tenen la intenció d'assolir els objectius descrits en la proposta i el preu que esperen que es pagui.
Descrigui el propòsit i l'abast de la RFP, inclosos els béns, productes o serveis que desitgi adquirir i les qualificacions que espera que el proveïdor tingui. Això permetrà als venedors determinar si són elegibles i volen respondre. En indicar que la vostra empresa necessita 10.000 telèfons de color blau entregats en tres mesos, la vostra organització busca una ubicació i equips per preparar i servir 200 àpats diaris per a clients d'edat avançada, o la vostra agència requereix formació per millorar el servei al client, podeu desar els vostres i els vostres temps i esforç dels venedors.
Escriviu una descripció de la vostra empresa, organització o agència que proporciona als proveïdors potencials dades útils. Atès que costarà temps i diners per a la majoria de proveïdors per respondre a la seva RFP, això ajuda a establir una futura relació de treball. Expliqueu el que voleu aconseguir amb el vostre producte o servei. Identificar les persones a qui han de dirigir les seves preguntes i correspondència.
Especifiqueu l'abast del treball en detall per tal que els venedors puguin fer projeccions precises de treball, materials i altres costos.Enumereu les dates de finalització projectades perquè puguin desenvolupar una línia de temps realista. Descrigui les condicions que espera que es trobin, com ara normes laborals, mediambientals i de seguretat. Indiqueu els estàndards de rendiment que necessiteu i com espereu controlar i avaluar els seus esforços.
Escrigui els plans, informes, productes, serveis i materials que espera que lliurin i quan vulgui que es completin. Els venedors poden tenir circumstàncies que els impedeixen lliurar el que vostè sol · licita quan ho espera. Les diferències entre les vostres expectatives i els proveïdors probablement siguin objecte de discussió durant les negociacions contractuals. Alguns RFP inclouen una secció amb articles estàndard del contracte proposat, com ara clàusules de cancel·lació i acords de confidencialitat
Inclogui en la seva RFP els criteris que utilitzarà per avaluar les respostes que rep i la forma i el moment del premi al licitador guanyador. Això és important per evitar reclamacions de favoritisme o d'altres pràctiques deslleials. Moltes RFP utilitzen un sistema de punts, assignant punts per elements com el cost, l'abast del treball, les qualificacions i el personal.
