Les empreses depenen dels seus comptadors de nòmina per gestionar i coordinar el procés de nòmina. Els comptadors de nòmina registren les despeses associades a la nòmina de l'empresa, els passius realitzats i el pagament d'aquests passius. Els comptadors de nòmines també coordinen la informació dels passius de la nòmina en els estats financers amb el comptable principal.
Entrades normals de nòmina
Les empreses paguen els seus empleats segons un calendari de pagaments predeterminat. Algunes empreses paguen setmanalment, unes quincenals i algunes mensuals. Quan el comptador de nòmina registra la nòmina habitual, compon els salaris, les deduccions de la nòmina i els impostos sobre la nòmina de l'empresari. Les deduccions de la nòmina inclouen l'impost FICA per a la Seguretat Social i Medicare, l'impost sobre la renda federal i l'assegurança mèdica. L'import net que es pagarà als empleats es registra com a nòmina neta a pagar. Els impostos sobre la nòmina del patró inclouen impostos FICA, impost FUTA per desocupació federal i impost SUTA per desocupació estatal. Quan el comptador fa l'entrada, registra una entrada de dèbit a les despeses salarials per l'import total de la nòmina. A continuació, registra una entrada de crèdit per l'impost FICA pagador, l'impost de la renda federal a pagar, l'assegurança mèdica pagadora i qualsevol altra deducció del xec de pagament de l'empleat. Fa una entrada de crèdit definitiva a la nòmina neta a pagar. El comptable registra la responsabilitat fiscal de la nòmina del patró. Ella deporta la despesa de l'impost sobre la nòmina i cobreix l'impost FICA a pagar, l'impost FUTA i l'impost SUTA pagador. L'impost a la FICA a pagar, l'impost sobre la renda federal a pagar, l'assegurança mèdica pagadora, la nòmina neta a pagar, l'impost FUTA i l'impost SUTA a pagar són tots els comptes de responsabilitat de la nòmina.
Pagament de passius a la nòmina
Quan el comptador paga el saldo en cada compte de passiu de la nòmina, registra el pagament en els registres comptables. Ell deporta cada compte de passiu de la nòmina pel saldo i els crèdits en efectiu per l'import total.
Acumulacions de responsabilitat nòmina
En algun moment, el període de pagament es travessa entre dos períodes comptables, com ara el final del mes. Al final del primer període, el comptador registra la despesa de nòmina i la responsabilitat de la nòmina per la part de la nòmina atribuïble al primer període. Pren el percentatge del període de pagament que s'aplica al primer període i es multiplica aquesta quantitat per l'import total de la nòmina. Les deduccions de la nòmina i els impostos sobre la nòmina de l'empresari es calculen sobre la base de l'import total de la nòmina aplicable al primer període. El comptador crea les mateixes entrades del diari que fa per registrar els passius de la nòmina estàndard utilitzant aquests imports. Quan s'inicia el pròxim període, el comptador inverteix l'entrada de la morositat de la nòmina. Això li permet continuar registrant normalment les entrades de passivitat de la nòmina.
Informes financers de responsabilitats nòmines
Els passius per la nòmina identifiquen els imports que l'empresa deu a diverses agències governamentals, empleats i proveïdors d'assegurances de salut. Les empreses paguen passius a la nòmina en un breu període de temps, que qualifica aquests comptes com a passius corrents. El comptador informa sobre els passius corrents del balanç al començament de la secció de passius.
