Quan sentiu que un comptador parla de deutes i crèdits, generalment no parlen d'una targeta de dèbit o targeta de crèdit del seu banc local. Els deutes i els crèdits, en sentit comptable, signifiquen alguna cosa diferent. Serveixen com a mitjà per registrar transaccions comptables, i aquestes entrades constitueixen la base d'alguna cosa conegut com a comptabilitat de doble entrada.
La comptabilitat de doble entrada es va utilitzar per primera vegada en el 1400, i un matemàtic italià anomenat Luca Pacioli va escriure i va publicar un llibre sobre el tema el 1494. El llibre va ser il·lustrat pel seu amic Leonardo Da Vinci i va descriure el sistema comptable, revistes, compte de pèrdues i guanys, balanç, comptabilitat de doble entrada i molts altres conceptes que van constituir la base dels sistemes comptables encara en ús fins als nostres dies.
Encara que molts en el camp consideren a Pacioli com el "pare de la comptabilitat", alguna forma del seu sistema de doble entrada s'havia utilitzat durant molts anys abans que el llibre de Pacioli es publiqués, encara que ningú sap com o quan el sistema de comptabilitat va ser primer.
Què és un deute i crèdit?
El sistema de comptabilitat de transaccions comercials, també anomenat comptabilitat, funciona basant-se en que cada nova transacció que un negoci fa provoca dos canvis diferents en l'estat financer de la companyia. Els comptadors utilitzen deutes i crèdits per registrar transaccions a dos o més comptes de comptabilitat, utilitzant un conjunt específic de regles de dèbit i de crèdit.
Fora del món de la comptabilitat, la paraula crèdit sol tenir una connotació positiva, com ara un treball de crèdit addicional o obtenir crèdit per intentar dur. Per als comptadors, però, l'únic valor de crèdit i de dèbit és el costat esquerre i dret d'un compte T, que s'utilitza de la manera següent.
Quan creeu i introduïu una transacció comptable, podeu utilitzar els deutes i els crèdits per determinar com els dòlars que entren o surten de l'empresa afecten els comptes implicats. Podeu introduir-los en un sistema de comptabilitat basat en programari, introduint les dades en una revista de comptabilitat, que es coneix com a entrada en un diari. El sistema de comptabilitat es crearia per publicar aquestes entrades al registre principal de la comptabilitat de la companyia, anomenat el llibre major.
És probable que vegeu dèbit i crèdit abreujats com dr i cr. No sembla que hi hagi una única explicació per a l'origen d'aquestes sigles, però alguns especulen que tenen un registre de dèbit i un registre de crèdit. Uns altres fan un cop d'ull a la comptabilitat històrica i diuen que representen les paraules llatines debere ad credere.
Un crèdit significa una entrada de transacció realitzada al costat dret d'un registre del compte de dues columnes, mentre que un dèbit significa una entrada de transacció feta al costat esquerre. Aquests registres del compte, anomenats "comptes T", van obtenir el seu nom perquè un comptador dibuixa formes T en paper i posa els noms de compte utilitzats a la part superior, com ara "efectiu" en una T i "subministraments d'oficina" en l'altre.
El costat esquerre de cada compte de T sempre s'utilitza per a entrades de dèbit, i el costat dret de la T s'utilitza sempre per a entrades de crèdit. Els comptes T s'utilitzen sovint com a eina de formació bàsica per ajudar els estudiants a comprendre com funciona la comptabilitat de doble entrada. Els comptes T us permeten escriure en paper com es registra cada costat d'una transacció en els diferents comptes del llibre general. Aquest mètode no funciona per a la comptabilitat d'una sola entrada.
Aquests comptes T són una forma gràfica de representar un compte al llibre general, que és el registre principal d'emmagatzematge de totes les transaccions comptables d'una empresa. Molts comptables escriuen entrades de comptabilitat en paper utilitzant diagrames de comptes de T, com una manera de verificar una transacció i assegurar-se que els deutes i els crèdits arriben a zero i mantenen equilibrada l'equació de comptabilitat.
Una transacció comptable complexa pot requerir registres registrats en diversos comptes diferents, que requereixen l'ús de diversos comptes T manuscrits per escriure i comprovar la transacció.Una vegada més, això serveix com una forma efectiva de verificar que tots els deutes i crèdits de la transacció s'esgoten a zero i que la transacció no contingui cap error abans d'introduir les entrades en el llibre general del sistema de comptabilitat.
Per al treball comptable diari habitual, un comptador crearà entrades de diaris directament en el programari de comptabilitat, en comptes d'utilitzar comptes T.
Què és un saldo creditici?
Un saldo de crèdit fa referència a l'equilibri de dòlars en un determinat compte, però no és tan senzill. Quan una empresa estableix el seu llibre general, crea un gràfic de comptes. Aquesta és una llista de cada compte que l'empresa utilitza per registrar transaccions financeres i, finalment, les dades d'aquests comptes flueixen als estats financers de la companyia.
Cada compte té un saldo "normal"; en altres paraules, normalment té un saldo de dèbit o de crèdit. Per exemple, el compte de vendes normalment té un saldo positiu, que seria un saldo creditici. Per augmentar aquest compte, faria una entrada de crèdit. Si el vostre compte de vendes tingués un saldo de dèbit o negatiu, aquesta seria una important bandera vermella per investigar. Alguns comptes es comporten contràriament, i un saldo creditici seria negatiu, com ara una entrada de crèdit al compte d'efectiu que redueix el saldo del compte de caixa.
Tots els comptes, ja siguin de dèbit o de crèdit, s'adhereixen a un principi anomenat equació de comptabilitat:
Equació de la comptabilitat: Actius = Passius + patrimoni de propietaris
Aquesta ecuación fonamental es basa en el sistema de comptabilitat de doble entrada, i quan una entrada afecta un compte d'actiu, també ha d'afectar també un compte de patrimoni o un compte de patrimoni, per mantenir l'equació en equilibri. El sistema de dèbit de dèbit i de crèdit és el mecanisme que ajuda a mantenir l'equació en equilibri.
Els comptes amb un saldo de crèdit normal augmenten quan es produeix una entrada de crèdit. Els ingressos que ingressin a l'empresa, o guanys, com ara un guany sobre la venda d'actius com l'equip utilitzat venut per l'empresa, són comptes de resultats i es registren com a augment mitjançant l'ús d'una entrada de crèdit. En el balanç, una entrada de crèdit incrementaria la responsabilitat i els comptes de capital dels propietaris.
Què és un saldo de deute?
Els comptes amb un saldo de deute normal inclouen actius del balanç i comptes de despeses en el compte de resultats. Això significa que una entrada de domiciliació bancària augmenta el saldo d'aquests comptes. Els comptes de despeses inclouen despeses salarials, despeses d'interès, despeses d'enviament i altres despeses relacionades amb l'oficina.
No sempre és fàcil mantenir els deutes i els crèdits directament, però podeu pensar a domiciliar un compte de despesa cada vegada que comporteu una despesa.
És un saldo de deute positiu o negatiu?
La resposta ràpida és que depèn. El saldo normal d'un compte d'actiu és un saldo de dèbit i també una quantitat positiva. Per exemple, el compte de caixa del balanç té un saldo de deute normal i positiu si una empresa té efectiu al banc.
D'altra banda, quan es consideren comptes de despeses en el compte de resultats, aquests comptes també tenen un saldo de deute normal, però en canvi, representa un nombre negatiu o diners pagats per l'empresa.
Què significa un import de crèdit?
Quan acrediteu una quantitat, feu una entrada a un compte en forma de crèdit, en lloc d'un càrrec. Si vostè acredita un compte de responsabilitat, augmentarà el seu saldo. Per exemple, si acredita $ 100 a comptes a pagar perquè heu estès el crèdit a un client, heu augmentat el saldo del vostre compte de pagament. En el compte de resultats, si acrediteu el vostre compte d'ingressos de vendes, també l'ha augmentat, ja que el compte de vendes té un saldo de crèdit normal i les entrades de crèdit augmenten.
Si fa una entrada de crèdit en un compte amb un saldo de deute normal, que inclou comptes d'actius al balanç i comptes de despeses al compte de resultats, això significa que s'està reduint el saldo del compte. Per exemple, diuen que pagué $ 50 per comprar subministraments. Reduiríeu el compte de caixa fent una entrada de crèdit ja que l'efectiu és un compte de saldo de deute normal.
Què són les comptes contràries?
Els comptes en contra són comptes de llibre general que funcionen al contrari dels comptes de dèbit i de crèdit normals. Per exemple, un compte contra-actiu té un saldo de crèdit normal, on un compte d'actius regulars té un saldo de deute normal. Els comptes Contra funcionen per compensar els comptes habituals, i permeten que el saldo original resideix en registres comptables, a més d'informar sobre els imports compensatoris.
Per exemple, el compte de comptes per cobrar té un contra compte anomenat "provisió per a comptes dubtosos". El saldo del compte de comptes a cobrar representa les factures dels clients que s'han emès però que encara no s'han pagat. La provisió per a comptes dubtosos representa un import pel qual la companyia pensa que mai no veurà el pagament. Aquest import sol ser un petit percentatge del saldo total de comptes per cobrar.
Digueu que el compte de comptes per cobrar té un saldo de deute normal de 30.000 dòlars. La provisió per a comptes dubtosos té un saldo de crèdit normal de 2.000 dòlars. Aquests dos comptes es compensen entre si, deixant amb vostè una xifra de 28.000 dòlars en comptes a cobrar. L'ús d'aquests dos comptes permet que encara informeu els imports originals de comptes per cobrar i pugueu demostrar que està compensat amb els $ 2,000 que sabeu que probablement mai no rebrà, i us donarà la quantitat que es convertirà en efectiu.
Hi ha altres comptes contra, i sempre tenen parella. Per exemple, la depreciació acumulada és un compte contra l'actiu, i està lligada al compte de la planta i l'equip fix. El compte de vendes té un compte d'ingrés contra ingressos anomenats retorns i drets d'emissió.
Ús de l'equilibri de prova
Els comptadors munten un informe anomenat saldo de prova quan s'utilitza un sistema de comptabilitat de doble entrada per comprovar que totes les entrades s'han realitzat correctament. El saldo de prova inclou tots els comptes en el registre general de l'empresa i el saldo de cada compte. Quan utilitzeu la comptabilitat de doble entrada, heu de fer una entrada de domiciliació bancària per compensar totes les entrades de crèdit i viceversa. Si rebeu diners en efectiu per a la venda de productes, augmentarà el compte de vendes amb una entrada de crèdit, i també augmentaria el vostre compte de caixa, usant una entrada de crèdit. Tots els deutes i crèdits s'han de compensar directament entre si.
Quan observeu un informe de saldo de prova, totes les entrades s'han de compensar entre si perquè l'informe tingui un saldo de zero. Si el saldo de prova té un altre total, s'ha introduït una entrada incorrecta o incompleta i s'ha de corregir.
És possible que alguns errors no es puguin trobar detectant un saldo de prova, per exemple, si els deutes i els crèdits es compensen, però s'han inclòs en comptes incorrectes. Si no us oblideu d'ingressar una transacció, no obtindreu aquest error si observeu un saldo de prova. Addicionalment, si s'han realitzat diferents errors de dèbit i crèdit i només es compensen numèricament, no es detectaran en un balanç de prova.
