La presidència d'una reunió pot fer o trencar el seu ascens a la part superior d'una empresa o el seu nivell de respecte com a executiu. La presidència d'una reunió no ha de ser estressant, pot ser divertit. És possible tenir vela suau en la propera reunió que dirigeu.
Envieu un correu electrònic amb antelació a la reunió que estableixi l'agenda i els temes que es tractaran. Sigui detallat i específic sobre quant durarà la reunió i on es durà a terme.
Arribeu a la reunió 10 minuts abans que la resta dels assistents estiguin programats per fer-ho. Preneu-vos el temps preparant els documents necessaris, obtenint una tassa de cafè (o una altra beguda per evitar que s'assequi la gola mentre parleu) i situant-se a la part davantera de l'habitació.
Saluda a tots mentre entren a l'habitació, donant-se la mà i fent-se un contacte visual. Dirigiu-los a seients assignats si és necessari.
Nomenar a algú per prendre notes o minuts de la reunió.
Obriu la reunió amb una ràpida presentació, a la part frontal de la taula, a l'oficina o a la sala de conferències en què es realitza la reunió. Anar els minuts de la reunió anterior i demanar l'aprovació. Una vegada que tingui aquesta aprovació, dirigiu-vos qualsevol pregunta sobre l'ordre del dia abans de continuar.
Comenceu el diàleg o informació sobre el primer tema de l'empresa. Permetre que altres responguin, afegeixin i discuteixin. Si la gent parla de manera profusa, pregunteu-vos que respecteu els altres a la sala i espereu il·lustrar-los verbalment.
Manténgase al comandament. Quan les persones descobreixen el tema que es tracti, s'intercepten amb força per evitar que tots tornin al tema central. Si permeteu que la conversa es desviï, reflectirà la vostra capacitat per presidir la reunió.
Al final de la reunió, poseu-vos en peu i agraeixi a tots que vinguin. Recordeu-los de les tasques que també hagin comès. Agita les mans de la manera possible quan la gent surt de la reunió.
