Es requereixen auditoris financers anuals per a totes les empreses de titularitat pública. Moltes empreses privades, especialment aquelles que reben finançament d'inversors, també han de passar per una auditoria anual. Segons la mida i la complexitat d'una empresa, les auditories financeres poden tenir lloc durant diversos mesos i costar una quantitat considerable de diners. Un procés de licitació d'auditoria comença amb una sol·licitud d'ofertes. Les firmes d'auditoria ofereixen ofertes d'auditoria, presentades d'acord amb les instruccions detallades en la carta de licitació o sol·licitud de serveis d'auditoria.
El document d'ofertes
L'empresa sol·licitant envia una carta de licitació de serveis d'auditoria a les empreses que demanen licitacions. Les condicions estipulades en el document inclouen el límit d'una sola licitació per licitador, el calendari del procés de revisió i aprovació, criteris d'elegibilitat i selecció. La carta també tracta sobre visites al lloc i despeses de licitació relacionades.
Preparació de licitacions
Una empresa d'auditoria prepara un document de licitació, que ha d'adherir a certes condicions i contenir certs components a petició de la possible empresa de contractació. Cada procés pot tenir els seus propis requisits, però en general, els licitadors han d'incloure un projecte de contracte. Aquest contracte ha d'incloure condicions generals i atendre qualsevol condició especial. Hauria de proporcionar una explicació dels termes proposats i incloure un model de l'oferta financera per al treball del projecte d'auditoria.
Qualificacions
La licitació de l'empresa d'auditoria hauria d'incloure les condicions d'ocupació, l'experiència dels membres del seu equip i una descripció del personal clau, normalment experts que formaran part de l'equip d'auditoria. L'empresa d'auditoria haurà de proporcionar una descripció de l'organització i la metodologia d'auditoria. Això inclou el fonament, l'estratègia, l'horari d'auditoria i l'evidència de l'experiència rellevant. L'empresa sol·licitant pot requerir un nombre mínim d'auditories prèviament completes d'abast o naturalesa similars a les seves necessitats.
Presentació de licitacions
Les empreses d'auditoria han d'adherir-se a un procés formal de presentació de licitació. La licitació s'ha de segellar i lliurar segons el client potencial. En la carta d'invitació s'identificarà un temps de presentació i una data. Els licitadors poden presentar variants de les seves propostes, però han d'empaquetar-les i segellar-les per separat, marcant-les clarament com a variants. Les ofertes rebudes després del termini establert generalment no es consideren. Si un licitador vol modificar o retirar la seva oferta, ha de proporcionar una explicació per escrit, lliurada de la mateixa manera que la licitació original.
Avaluació d'ofertes
Quan l'empresa sol·licitant rep ofertes, el procés d'avaluació sol mantenir-se confidencial fins que s'atorgui el treball d'auditoria. Si l'empresa sol·licitant és una entitat pública, les ofertes es podrien obrir durant una reunió pública, resultant en un resum publicat dels detalls del concurs. Això podria incloure noms, preus, variants de propostes i qualsevol altra informació que consideri rellevant. Mentre que l'empresa sol·licitant avalua les ofertes, pot demanar als licitadors que proporcionin aclariments sobre determinats punts o qüestions. Les ofertes es revisaran sobre criteris com el compliment de requisits administratius, d'elegibilitat i tècnics. Els licitadors que compleixin els requisits tècnics poden demanar que enviïn documentació tècnica o mostres addicionals. Finalment, les ofertes seran sotmeses a una avaluació financera on l'empresa sol·licitant valori la millor oferta financera.
Adjudicació del contracte
Després de la selecció d'un concurs qualificat, el premi serà presentat per escrit i lliurat a la signatura guanyadora. També s'adverteixen les empreses d'ofertes sense èxit, generalment amb detalls sobre l'adjudicatari guanyador, com ara el preu proposat i el nom de l'empresa. L'avís també explicarà el motiu pel qual es rebutja l'adjudicatari i es té en compte el termini per presentar una apel·lació.
