Un memoràndum de transferència s'utilitza en moltes indústries com un document oficial per fer un seguiment dels moviments de persones i coses. Aquest memoràndum té alguns components necessaris que comparteix cada indústria. Tanmateix, el document es recicla per adaptar-se a l'empresa que l'utilitza.
Components
Un memoràndum de transferència sempre té un capçalera de la companyia que inicia la sol·licitud de transferència. El memoràndum també enumera l'altra part implicada en la transferència. La resta del document s'omple amb descripcions dels elements que es transfereixen o informació sobre la persona que sol·licita la transferència. A efectes d'assegurança, les notes de transferència d'elements també tenen un espai per a la valoració dels elements que es transfereixen.
Usos
Les biblioteques utilitzen el memoràndum de transferència per enviar i rebre llibres de la seva col·lecció a través de programes de préstec interbibliotecari. Els hospitals els utilitzen per registrar la transferència de pacients d'una instal·lació a una altra. Fins i tot els governs utilitzen aquest memoràndum per transferir documents i materials. La nota crea una prova en paper de la transferència i pot ser útil més endavant si els articles es perden o les persones són lesionades.
Distincions
Les majors diferències entre memoràndums de transferència per a persones i articles són la quantitat d'informació requerida en cadascuna. Els hospitals i les universitats requereixen pàgines d'informació que inclouen la història mèdica o acadèmica de la persona. Els memos dels articles tenen descripcions, valoracions i molt poca informació addicional. Les notes de transferència de persones també tenen explicacions llargues per què la transferència és necessària. Els pacients de transferència tenen més informació aquí que els estudiants.
Consideracions
Quan s'utilitzin, la memòria de transferència és un document obligatori que s'ha de preparar en un document de format particular. Sovint s'acompanyen d'altres documents necessaris que s'han de completar abans de la transferència. Inclouen certificats d'autenticació, documentació duanera, transcripcions i registres mèdics. L'incompliment de la memòria de manera oportuna podria provocar una transferència fallida.
