La planificació d'una cerimònia revolucionària pot ser relativament fàcil o molt difícil, depenent de l'època de l'any, del tipus i nombre d'individus implicats i de la cooperació de la premsa local. A continuació es detallen alguns consells per planificar una cerimònia innovadora.
Pre-planificació del programa innovador de cerimònia
Establir una data i hora per a la cerimònia. Assegureu-vos de tenir en compte la disponibilitat dels representants que necessiten participar.
Estableix el programa de l'esdeveniment.
Feu una llista de totes les persones que es conviden. Pot incloure la ciutat, el comtat i fins i tot funcionaris estatals i federals; la cambra de comerç local i els grups de desenvolupament econòmic; executius de l'empresa o organització per als quals està ocorrent innovador; i la premsa local.
Desenvolupar un pla de contingència pel mal temps. Això podria incloure una petita cerimònia a l'exterior per tal que els funcionaris cavessin la primera pala de brutícia amb la resta de la cerimònia celebrada en una zona interior propera o en una zona de tendes. Si el temps prohibeix qualsevol tipus de cerimònia exterior, decideixi si voleu traslladar la cerimònia a una alternativa de la data de la pluja o eliminar l'excavació cerimonial i mantenir-ho tot en un lloc interior.
Determineu la millor manera d'ampliar la invitació a l'esdeveniment. Si l'esdeveniment es tanca al públic, convida els participants per correu electrònic, telèfon o correu electrònic directe. Si està oberta al públic, les invitacions també es poden publicar al diari local i es publiquen en anuncis de servei públic a la ràdio i la televisió.
Truqueu per confirmar que la data i hora de la cerimònia està en el calendari de totes les persones que hi ha al programa. Assegureu-vos que tothom que se't demani que parleu o faci alguna cosa per a l'esdeveniment entengui els seus rols dins del programa i la quantitat de temps que han de parlar.
Feu un seguiment de tots els RSVP amb finalitats logístiques. Si un dels oradors del programa hauria de deixar-ho en el darrer moment, teniu un lector alternatiu en ment per substituir-lo i fer els arranjaments necessaris el més aviat possible.
Preparant-se per a la Cerimònia
Truqui a la càmera local de comerç o grup de desenvolupament econòmic per determinar si tenen un kit innovador. La majoria d'organitzacions d'aquest tipus comptaran amb cordes o cintes per marcar el lloc, així com una pala d'or (o d'un altre color) i forquilles per a la cerimònia. Normalment proporcionaran els gratuïts per als membres del grup. Si aquestes coses no són fàcilment disponibles, determineu com obtenir el que voleu o necessiteu pel vostre compte.
Establir un pressupost per a l'esdeveniment. Si no hi ha pressupost disponible, determineu les maneres d'obtenir les donacions necessàries perquè la cerimònia passi tal com estava previst.
Decideix sobre decoracions si es necessitaran. Tingueu en compte tant els plans originals com els de contingència. Feu-los servir almenys una hora abans que comenci l'esdeveniment.
Organitzeu els refrescs i els articles de paper, si escau. Si no, assegureu-vos que, com a mínim, estigui disponible aigua fresca per als altaveus del programa.
Disposeu d'espais interiors i exteriors alternatius. Si els seients no són factibles per a tothom a causa de la grandària de l'audiència o on es realitza l'esdeveniment, assegureu-vos d'assegurar estrictament als participants del programa i altres dignataris. Determineu si hi haurà seients assignats. Si és així, feu una taula de seients perquè tothom participi en la cerimònia sap on estaran asseguts els participants del programa i altres dignataris.
Organitzeu una botiga si és necessari. Assegureu-vos que estigui activat i en funcionament unes poques hores abans de començar l'esdeveniment.
Organitzeu un sistema de so si es requereix un. Assegureu-vos que està configurada i provada abans de començar la cerimònia.
Organitzeu els recipients de paperera, si s'escau. Assegureu-vos que estiguin de manera discreta abans de començar l'esdeveniment.
Feu identificadors per a tots els dignataris que assisteixen a l'esdeveniment perquè puguin identificar-se fàcilment. Sol·liciteu que algú els salude mentre arriben i seureu.
Marqueu el lloc d'excavació amb una corda o banderes per permetre que la gent sàpiga específicament on anar. Organitzeu una ruta de retall de plàstic si el lloc és fangós per evitar danys a les sabates dels participants.
Assegureu-vos que tots els participants de la cava tinguin un barret dur. Tingueu en compte que aquests barrets poden ser necessaris per a tots els participants si la cerimònia es realitza dins d'un àrea designada de barret dur.
Realització de la cerimònia
Assegureu-vos que tots els participants estiguin als llocs assignats abans de començar la cerimònia. Assegureu-vos que comprenen els paràmetres i la quantitat de temps que han de parlar.
Demana als participants que ordenin abans de començar la cerimònia. Benvingut a tothom a la cerimònia i introduïu el primer orador quan sigui el moment de començar. Descriviu els requisits logístics, com ara el lloc de refrescos o la ubicació dels banys.
Feu fotos de l'esdeveniment segons sigui necessari. Una altra opció és disposar per obtenir còpies de fotografies preses per la premsa.
Mantenir el flux del programa de principi a fi. Si és necessari, entreu i parleu de manera extemporània per mantenir el programa seguint o per cobrir qualsevol participant que falti.
Tingueu cura de la neteja un cop finalitzat l'esdeveniment. Assegureu-vos que es retirin totes les escombraries i que el lloc es torni a la condició anterior a l'inici de l'esdeveniment.
Articles que necessiteu
-
Llista de representants de premsa local
-
Llista de representants de ciutats, comarques, estatals i federals
-
Invitacions
-
Corda per marcar el lloc
-
Pala
-
Hardhats per als participants
-
Càmera
-
Decoracions
-
Refrescs
-
Equip de marca del lloc
-
Nametags
-
Taula i cadires
-
Podium amb sistema de so
-
Carpa
Consells
-
El "lloc" correspon al lloc innovador. L'única vegada que pot canviar és degut a la mida del públic o les condicions meteorològiques. Pot ser impossible aconseguir que tothom vulgui en el lloc correcte en el moment adequat, així que disposeu d'una data i hora que compleixi els horaris dels participants. Les cerimònies innovadores solen incloure una excavació cerimonial de la primera pala de brutícia. També poden incloure comentaris de l'alcalde o d'altres funcionaris de la ciutat, estatals o federals, la Cambra de Comerç o els líders de l'agència de desenvolupament econòmic, i els funcionaris de l'empresa o organització que tingui el pioner. En la majoria dels casos, és millor intentar treballar sense un sistema d'adreces públics a causa de les molèsties i les despeses que comporta la configuració d'un. Mantingueu els refrigeris senzills, com ara pastís i cops. La majoria de les persones que participen en l'esdeveniment tenen horaris estrictes i no tenen temps per a bufets ni sopars ampliats. Assegureu-vos que estiguin al lloc com a mínim una hora abans que comenci l'esdeveniment. Utilitzeu noms d'identificació només si són necessaris. Els barrets difícils sovint es poden obtenir prestats de la indústria local si els fons no estan disponibles per a la compra. Sempre estigueu disposats a entrar i fer qualsevol cosa que sigui necessària per assegurar un resultat exitós. Gràcies als participants per venir de manera verbal o per comunicació escrita.
Avís
Mai no tingui el públic dins d'una àrea de barret dur sense seguir el protocol adequat tal com ho estableix la ciutat, l'estat i els governs federals.
