Les empreses, contractistes individuals i organitzacions sense ànim de lucre generen declaracions de política per expressar les pautes que regeixen l'execució i la participació en els seus serveis. Aquestes polítiques estableixen protocols i establir paràmetres als quals tots els que contractin o visiten una ubicació han de complir. L'elaboració d'aquestes polítiques s'inicia amb l'aportació de totes les entitats organitzatives, a més d'establir una correlació directa amb els objectius de la companyia. Per als escriptors polítics, la recerca, la preparació i les decisions sobre els formats i la distribució dominen la major part del procés d'escriptura de protocol.
Prepara't per escriure. Reuneixi materials de presa de notes, asseguri un ordinador designat o un processador de textos i trieu un espai per dur a terme la major part de l'escriptura. A més, trieu el llenguatge principal de la política o el protocol mentre consideri l'estil de redacció i els tipus de lletra per al document de la política.
Realitzeu una reunió amb personal clau per obtenir informació sobre la creació d'una nova política o document. Per exemple, els paràmetres de política de seguretat física requereixen que un representant de recursos humans i un personal de seguretat proporcionin les seves opinions sobre els requisits de la pòlissa. Prengui minuts de reunió per al seu ús en la creació de polítiques o protocols a partir de la informació recopilada.
Avalueu la missió de l'empresa o servei. Utilitzeu el llenguatge i l'aplicació de la missió de l'empresa com a guia del to global de la política o protocol. Per exemple, la repetició de mesures acurats de planificació i presentació d'informes té una importància important per als responsables polítics de la comunitat de seguretat industrial.
Recerca de l'audiència. Compti la quantitat de clients, contractistes o empleats que constitueixen l'audiència principal del document de política. Identificar la ubicació relacionada amb el treball o el negoci d'aquestes persones per determinar els requisits de localització i distribució. A més, reviseu descripcions de llocs de treballadors i contractes per incloure-les al document de política.
Reviseu el disseny físic del lloc de treball o de l'espai empresarial. Documentar les dimensions, les vies de trànsit existents i les àrees dedicades, com ara els banys i els salons d'empleats, per utilitzar-los en la creació d'una part ambiental i de seguretat del document del protocol. Contacteu amb agències externes, com ara el departament local de bombers o l'organització de seguretat laboral, per determinar requisits com els límits màxims de capacitat i els dispositius obligatoris de seguretat contra incendis.
Reviseu documents de l'empresa existents. Recopileu totes les cartes de política de l'empresa existents, els manuals de protocol anteriors i els documents relacionats amb el servei per utilitzar-los en la construcció d'un document de política i procediment nou. Identifica la informació obsoleta i actualitza les dades essencials segons sigui necessari. Per als formularis que requereixin signatures oficials, localitzeu el signant original o un reemplaçament o substitució adequat. Deseu correctament les dades obsoletes que encara continguin informació confidencial.
Recerca de seguretat i ús del producte. Els distribuïdors, minoristes o fabricants de productes han d'investigar les mesures d'ús i seguretat adequades d'un producte venut o fabricat. Afegiu aquesta informació a la secció procedimental dels manuals de la política de serveis mentre presenta dades de seguretat i emergència. Afegiu dades de manipulació i eliminació de seguretat als elements existents o que contenen material perillós.
Crea diversos formats. Les versions de llibres i versions electròniques de la política o protocol proporcionen comoditat per a l'audiència del document. Els documents de política electrònica permeten als lectors revisar convenientment la política des de diverses ubicacions. A més, el format de llibre o còpia en paper proporciona una versió física per a una revisió ràpida quan sigui necessari.
