Si estàs atrapat al telèfon amb un col · lega o client de llarga durada, el que hauria d'haver estat una trucada telefònica ràpida i senzilla pot trigar un gran fragment del dia. En lloc de tractar de realitzar tasques múltiples, mentre l'interlocutor accedeix, haureu d'utilitzar algunes tècniques tàctils per acabar amb la trucada el més aviat possible sense sacrificar la cortesia o sortir de l'etiqueta bàsica. Una vegada que hagi tingut cura del negoci a la mà, podeu fer una sortida agraciada i amable de la trucada.
Centreu-vos en aquest assumpte. Manteniu la conversa centrada en el propòsit de la trucada i eviteu sortir a converses petites. Si la persona amb la qual parleu comença a desviar-se a un tema no relacionat, torneu-lo a qüestions més rellevants. No tingueu por de seguir endavant quan feu això. Si la persona que parla amb derives a un altre tema, torneu-la a dir dient: "Però sobre …" i mencioneu el punt principal de nou. Això permetrà a l'interlocutor saber que l'assumpte a la mà és el més important. També mencioneu que "no volen ocupar-se massa del seu temps". Aquesta és una manera estètica, però educada, de mantenir una trucada telefònica en el camí.
Feu preguntes tancades perquè no pugui derivar-se del tema principal. En lloc de preguntar què és un bon moment de reunir-se, pregunteu: "Anem a les 10 de la matinada?" Les preguntes tancades només tindran un nombre fix de respostes, dues o tres com a màxim, i això mantindrà la conversa específica al tema que teniu a mà.
Tingueu en compte la trucada telefònica per assegurar-vos que heu tingut cura de tot. Reitera el problema i com s'està manejant. Una ràpida, "Vaig a treure aquesta informació i obtenir un informe per a vostè al final del dia", reforça que tot s'ha cuidat.
Pregunta si hi ha alguna cosa que puguis fer per ajudar-te, o qualsevol altra qüestió sobre el tema que cal debatre. Una vegada més, reforça el propòsit de la convocatòria i no entres en altres temes. Utilitzeu frases com ara "Per tant, soluciona el vostre problema amb l'informe de despeses ?, o" Hi ha alguna altra cosa que pugui incloure en aquest paquet? " A mesura que la vostra trucada arribi a la seva conclusió, la persona en l'altre extrem probablement admetrà que, no, no hi ha cap altra cosa sobre aquest tema per debatre.
Gràcies a qui truca el seu temps, o per trucar (segons qui va iniciar la trucada). Feu-li saber que seguireu el que sigui adequat a la situació. Feu servir un ràpid "Feu un bon dia" o "Gràcies per trucar" per finalitzar la trucada. Eviteu adéus llargs durant els quals intercanvieu massa alegries.
Consells
-
Si coneixeu que un company de feina en particular té tendència a parlar massa temps, envieu un correu electrònic sempre que sigui possible per fer front a problemes o fer preguntes.
