El servei comunitari és un treball noble, però sovint no passaria sense el treball substancial que té lloc darrere de les escenes. Organitzar un esdeveniment de servei a la comunitat és un esforç multifacètic, i és responsabilitat del president atendre cada detall. La planificació avançada és crucial, que implica des de la fixació dels objectius fins a la delegació de tasques. Si dirigeix una llista de components abans d'hora, augmenta la probabilitat que el vostre esdeveniment tingui èxit.
Tria una causa. Molts tipus de projectes es troben dins del camp del servei comunitari. Algunes idees inclouen projectes per promoure el medi ambient, promoure la seguretat, lluitar contra la delinqüència o ajudar els sense sostre.
Considereu la raó principal per la qual es necessita el projecte. Si planifiqueu l'esdeveniment en nom d'una organització, tingueu en compte si l'esdeveniment entra en l'esperit de la seva missió organitzativa.
Fixar objectius. Fixeu-vos en els objectius específics del projecte i assegureu-vos que són mesurables. Els objectius mesurables l'ajudaran a avaluar l'esdeveniment un cop finalitzat.
Disseny de l'esdeveniment. Tria la data, l'hora i el lloc. A continuació, consideri què es necessitaria, com ara un interessant orador, menjar o una activitat única, perquè la gent consideri divertit i val la pena l'esdeveniment.
Esbossar les necessitats de personal. Detalli tasques específiques i qui exercirà aquests deures. Recluteu voluntaris per omplir aquestes posicions.
Escrigui els recursos, els materials i els subministraments necessaris. A efectes pressupostaris, tingueu en compte si cada article es donarà o es comprarà. Si es dona, registreu el valor en espècie.
A través de comunicacions escrites o presentacions personals, convida a possibles socis (com ara possibles patrocinadors d'esdeveniments) a participar en l'esdeveniment. Compartiu una història convincent sobre com el vostre projecte tindrà un impacte positiu en la comunitat. A continuació, explica'ls què poden fer per ajudar-los.
Completi un pressupost proposat que indiqui tots els ingressos i despeses anticipats. Incorporar tots els recursos, materials i subministraments de la vostra llista al pressupost de despeses. Assegureu-vos que el valor dels elements donats es reflecteixi en el pressupost.
Promociona l'esdeveniment. Comunica l'esdeveniment a través de tots els mitjans possibles, com ara comunicats de premsa, correu directe, invitacions personals, pòsters, anuncis de llocs web i a través de diversos mitjans de comunicació social. El boca a boca simple també és altament eficaç per treure la paraula. Assegureu-vos de promocionar l'esdeveniment a les escoles de la zona (si és el cas) perquè molts estudiants estan obligats a realitzar hores de servei a la comunitat i poden estar disposats a participar.
Escriure un pla alternatiu en cas que alguna cosa no funcioni bé, mai no té un Pla B. Descriure possibles problemes (com ara el mal temps) que podrien dificultar l'èxit del projecte. A continuació, formula solucions a aquests problemes (com moure l'esdeveniment a l'interior).
Formuleu un pla d'acció específic. Feu una llista dels passos específics per aconseguir que el projecte finalitzi amb èxit. Mostra les dates planificades per a cada pas. Es trenquen els passos del dia de l'esdeveniment en una llista separada, ja que aquesta pot ser la llista més detallada i la més referenciada durant el mateix esdeveniment.
